سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چیست؟

سیستم‌ها و نرم افزاهای کسب‌وکار و مدیریتی امروزه در دنیا بسیار گسترده شده‌اند، و ما نیز تا اینجای کار مقالات زیادی را درباره انواع این نرم افزارها به شما دوستان عزیز معرفی کرده‌ایم. در این مقاله نیز قصد داریم تا به سیستم MIS یا Management Information System که به معنای سیستم مدیریت اطلاعات مدیریت است بپردازیم.

سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS انواعی از سیستم‌ها و فرایندها هستند که اطلاعات را از منابع مختلفی جمع آوری می‌کنند، تالیف می‌نمایند و آن را به یک فرمت قابل خواندن تبدیل و ارائه می‌کنند. مدیران از سیستم های MIS استفاده می‌کنند تا با استفاده از آنها گزارشاتی را به وجود بیاورند که به آنها اطلاعات مفید و یک دید قابل درک را که برای تصمیم گیری‌های مختلف نیاز دارند بدهد. سیستم‌های MIS امروزی برای جمع‌آوری و ارائه اطلاعات تا حد زیادی بر تکنولوژی تکیه می‌کنند، اما مفهوم کلی یا کانسپت (concept) اصلی آن قدیمی‌تر از تکنولوژی‌های محاسباتی مدرن و امروزی است.

در گذشته نقش اصلی محاسبات کاری این بود که به مدیر ارشد مالی (CFO) و مدیر عامل اجرایی (CEO) در اجرای برخی کارهای کلیدی مربوط به کسب‌وکارها مانند ورود اطلاعات، حسابداری و بودجه‌بندی کمک کند. در آن دوران هیچ سیستم CRM یا نرم افزار فروشی در کار نبود و برنامه‌نویسان به سختی کدها را برای اجرای درست این کارها می‌نوشتند که اکثرا آن ها با استفاده از مِین فریم (mainframe) ها انجام می‌شد.

این سیستم‌ها برای عملکرد صحیح کسب و کارها ضروری بود، به این معنا که اگر مدیران مجبور بودند به عقب برگردند تا حسابداری را به صورت دستی انجام بدهند، احتمال این وجود داشت که کل کسب و کار با شکست مواجه شود. به عبارت دیگر اگر MIS شکست می‌خورد کل کسب و کار به خطر می‌افتاد.

 در این حین مدیر مالی بر روی سیستم‌های اطلاعات مدیریتی نظارت می‌کرد و مرتبا آن را بررسی می‌کرد تا مطمئن شود که این سیستم‌ها ویژگی‌ها و امکانات لازم مربوط به حسابداری و دیگر بخش های مدیریت کسب و کار را ارائه می‌کند.

          بیشتر بدانید: نرم افزار  CRMبهترین ابزار برای کسب و کارهای مالی و حسابداری

سیستم اطلاعات مدیریت چطور کار می کند؟

سیستم‌های MIS علاوه‌بر اینکه نقش یک بخش از شرکت را دارد، به عنوان نرم‌افزار کامپیوتری برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات نیز استفاده می‌شود. این سیستم‌ها برای بررسی فروش، انبار، تجهیزات و اطلاعات کاری مشابه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در گذشته این سیستم‌ها بر روی ابر کامپیوترها اجرا می‌شدند. هنگامی که سیستم‌های محاسباتی پیشرفت کرد، MIS ها بر روی سیستم‌های سروری اجرا شدند. امروزه اما اکثر این سیستم‌ها بر روی سیستم‌های ابری یا Cloud based اجرا می‌شوند.

این سیستم‌ها که هم بر روی سیستم‌های فیزیکی و هم بر روی سیستم‌های ابری اجرا می‌شوند، معمولا یا دارای یک صفحه اکسل (Excel) ساده و یا پلتفرم‌های پیچیده تر می‌باشند. اطلاعات جمع‌آوری شده معمولا هم از منابع داخلی و هم منابع خارجی گرفته می‌شوند.

بیایید برای درک نحوه کار این سیستم یک مثال بزنیم.

با آقای رضایی آشنا شوید. ایشان مدیر عملیاتی یک شرکت هستند. به عنوان بخشی از کار، او باید برنامه‌ریزی محصولات سه ماه آینده را پیش‌بینی کند، که این برنامه‌ریزی شامل میزان و تعداد تولید مشخصی از محصولاتی می‌شود که این شرکت تولید می‌کند.

برای این کار او به اطلاعات و آمارهای زیادی احتیاج دارد تا بتواند یک طرح مناسب و به درد بخور که می‌تواند شرایط فعلی کسب و کار و ظرفیت تولید شرکت را نشان دهد ارائه کند. حالا MIS چطور می‌تواند به آقای رضایی برای این برنامه‌ریزی کمک کند؟

این سیستم می‌تواند تمامی متغیرهایی که آقای رضایی برای این برنامه‌ریزی به آنها نیاز دارد را در اختیارش قرار بدهد. این متغیرها شامل بررسی الگوهای تولید، فروش‌های پیشین، تجهیزات فعلی موجود و تامین‌کنندگان شرکت می‌شود که او باید آنها را مد نظر قرار بدهد.

با استفاده از این سیستم که تمامی اطلاعات را به یک روش مناسب و راحت در اختیار آقای رضایی قرار می‌دهد، او می تواند یک مدل برنامه‌ریزی ( که می‌توان آن را در سیستم ثبت کرد) را طراحی کند و به این ترتیب بهترین برنامه‌ریزی را برای سه ماه آینده تولیدات شرکتی که در آن کار می‌کند ارائه کند.

          بیشتر بدانید: ماتریس آیزنهاور و نرم افزار  CRM: 2 ابزار برای شرکت‌هایی که هیبریدی کار می‌کنند

چرا به MIS نیاز داریم؟

سوالی که برای بسیاری از شما عزیزان پیش می‌آید این است که «این سیستم هایی که ما معرفی می کنیم به چه دردی میخوره؟» که بسیار سوال هوشمندانه‌ای است، چرا که اکثر این نرم افزارها اگر چه مفید و برای کسب و کار شما پرکاربرد هستند، اما قطعا هزینه‌هایی هم دربر خواهند داشت.

موارد زیر برخی از دلایلی هستند که چرا ما ممکن است به MIS نیاز داشته باشیم:

1. تصمیم‌گیری – تصمیم گیرنده‌های کسب و کارها می‌توانند از اطلاعات جمع‌آوری شده برای گرفتن تصمیم‌ها استفاده کنند، و این سیستم ها می‌توانند اینکار را ممکن کنند.
2. بهبود ارتباط سازمانی – یکی دیگر از ویژگی‌های مهم سیستم‌های اطلاعات مدیریتی این است که می‌توانند ارتباطات افراد را چه درون سازمان و چه بیرون از آن بهبود ببخشند. کارمندان می‌توانند با استفاده از آن به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود برای انجام کارهای روزانه دسترسی داشته باشند. این مزیت که جزو مزایای CRM نیز هست می‌تواند با استفاده از SMS و ایمیل امکان برقراری ارتباط میان مشتریان و تامین‌کنندگان را آسان تر کند.  
3. نگه داشتن سوابق – این سامانه‌ها می توانند ضمن حفظ و نگه داشتن تمامی ارتباطات یک سازمان با مشتریان، منبع اصلی این ارتباطات را نیز ذخیره کنند.

اجزای یک سیستم MIS

سیستم‌های اِم آی اِس از اجزای مختلفی تشکیل می‌شوند، و این اجزا بسته به گستردگی و نوع کار این سیستم می تواند متفاوت باشد. با این حال اجزای اصلی و پایه این سیستم ها شامل موارد زیر می باشند:

1. افراد – افراد یا کاربرانی که از این سیستم استفاده می‌کنند.
2. اطلاعات – دیتا و اطلاعاتی که MIS آنها را ذخیره می‌کند.
3. فرایند های تجاری – این فرایندها را می توان بسته به اینکه چطور اطلاعات را ذخیره، نگهداری و تجزیه و تحلیل شوند در جای مناسب قرار داد. همین امکان در نرم افزار های مدیریت فرایند تجاری (BPM) نیز دیده می شود.
4. سخت افزارها – این سخت افزار ها شامل سرورها، تجهیزات شبکه‌ای، پرینتر ها و دیگر تجهیزات می شوند.
5. نرم افزار – اینها شامل برنامه‌ها و نرم افزارهایی می‌شوند که برای مدیریت اطلاعات از آنها استفاده می کنند. این برنامه‌ها شامل نرم افزارهایی نظیر برنامه‌های صفحه گسترده (مانند Excel)، نرم افزارهای مدیریت دیتابیس و غیره می شود.

مزایا و معایب سیستم های MIS

سیستم‌های اطلاعات مدیریتی مانند همه ی نرم افزارهای کسب و کاری دیگر دارای مزایا و معایبی هستند که توجه به این موارد هنگام خرید و استفاده از آنها بسیار حائز اهمیت است. موارد زیر برخی از مزایا و معایب این سامانه‌ها هستند:

مزایا

پردازش سریع اطلاعات و بازگردانی اطلاعات

 سرعت بالا در پردازش اطلاعات و اینکه بتوانیم اطلاعات و دیتا های مختلفی را که از سیستم پاک شده اند را بازگردانی کنیم یکی از بزرگ ترین مزایای یک سیستم MIS است. این پردازش سریع و بازگردانی باعث می شود تا ارتباطات با مشتریان و خدمات رسانی به آنها بهبود پیدا کند.

بهبود دقت داده ها

در سیستم‌های MIS کامپیوتری و مدرن اجرای اعتبارسنجی و تائید داده‌ها بسیار آسان‌تر از سیستم‌های دستی می‌باشد که این امر میزان دقت و امنیت اطلاعات مهم کاری و تجاری را افزایش می دهد.

افزایش امنیت

علاوه بر محدود کردن دسترسی به دیتابیس‌ها و سرورها، سیستم‌های ام آی اس مدرن می‌توانند دیگر کنترل‌های امنیتی نظیر تائید کاربر، سیستم های تائید بیومتریک، کنترل اجازه دسترسی و غیره را نیز در بر بگیرد.

کاهش احتمال تکثیر اطلاعات

سیستم‌های دیتابیس (بانک اطلاعات) موجود در سامانه‌های اطلاعات مدیریتی به گونه‌ای طراحی شده‌اند که از دوگانگی یا تکثیر اطلاعات جلوگیری کند. به این ترتیب، به روز رسانی اطلاعات در یک قسمت، باعث می شود تا اطلاعات در بخش های دیگر نیز به صورت خودکار به روز رسانی شود.  

بهبود سیستم های پشتیبان گیری (بک آپ)

با استفاده از تکنولوژی‌های مدرن امروزی، پشتیبان‌گیری یا بک آپ گیری را می توان در سرویس‌های ابری انجام داد. ذخیره‌سازی در فضای ابری نه تنها باعث می‌شود که بازگرداندن این اطلاعات آسان‌تر شود، بلکه این‌گونه خیال‌مان هم راحت‌تر است که اگر اتفاقی برای نرم افزار یا سخت افزاری که با آن بک آپ گرفته ایم بیافتد، مشکلی در بازگردانی پیش نخواهد آمد.

دسترسی آسان به اطلاعات

اکثر مدیران کسب و کارها نیاز دارند که حتی در زمانی که در مسافرت هستند نیز به اطلاعات دسترسی داشته باشند و با استفاده از این اطلاعات، تصمیماتی مهم برای کسب و کار خود بگیرند. تکنولوژی‌های تلفن هوشمند و وب باعث می‌شوند که این دسترسی به آسانی ممکن باشد.

معایب

هزینه ی نصب و راه اندازی

سازمانی که قصد استفاده از این سیستم‌ها را داشته باشد، باید سخت افزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز آن را خریداری کند تا بتواند از آن استفاده کند. علاوه بر آن، فرایندهای کاری نیاز به بررسی و مرور کردن دارند، و کارکنان و کاربرانی که از سیستم استفاده می‌کنند باید درباره اینکه چطور از سیستم استفاده کنند؛ آموزش ببینند.

وابستگی شدید به تکنولوژی

یکی دیگر از معضلات سیستم اطلاعات مدیریت این است که اگر اتفاق بدی برای سخت‌افزار ها یا نرم‌افزارهای مهم بیفتد و باعث شود که سیستم متوقف شود، در این صورت اطلاعات تا زمانی که آن‌ها جایگزین یا تعمیر نشوند، قابل دسترسی نخواهد بود.

با این حال هیچ سیستمی در دنیا وجود ندارد که بتوان گفت هیچ عیب و نقصی ندارد، و این سیستم هم از این قضیه مستثنی نیست. امیدواریم که توانسته باشیم مطلب مفیدی را در اختیار شما دوستان و همراهان گرامی قرار داده باشیم. از شما عزیزان بابت مطالعه این مقاله متشکریم.