سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چیست؟

سیستم ها و نرم افزار های کسب و کار و مدیریتی امروزه در دنیا بسیار گسترده شده اند، و ما نیز تا اینجای کار مقالات زیادی را درباره انواع این نرم افزار ها به شما دوستان عزیز معرفی کرده ایم. در این مقاله نیز قصد داریم تا به سیستم MIS یا Management Information System که به معنای سیستم مدیریت اطلاعات مدیریت است بپردازیم.

سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS انواعی از سیستم ها و فرایند ها هستند که اطلاعات را از منابع مختلفی جمع آوری می کنند، تالیف می نمایند و آن را به یک فرمت قابل خواندن تبدیل و ارائه می کنند. مدیران از سیستم های MIS استفاده می کنند تا با استفاده از آنها گزارشاتی را به وجود بیاورند که به آنها اطلاعات مفید، و یک دید قابل درک را که برای تصمیم گیری های مختلف نیاز دارند بدهد.

سیستم های MIS امروزی برای جمع آوری و ارائه ی اطلاعات تا حد زیادی بر تکنولوژی تکیه می کنند، اما مفهوم کلی یا کانسپت (concept) اصلی آن قدیمی تر از تکنولوژی های محاسباتی مدرن و امروزی است.

در گذشته نقش اصلی محاسبات کاری این بود که به مدیر ارشد مالی (CFO) و مدیر عامل اجرایی (CEO) در اجرای برخی کار های کلیدی مربوط به کسب و کار ها مانند ورود اطلاعات، حسابداری و بودجه بندی کمک کند. در آن دوران هیچ سیستم CRM یا نرم افزار فروشی در کار نبود، و برنامه نویسان به سختی کد ها را برای اجرای درست این کار ها می نوشتند که اکثرا آن ها به استفاده از مِین فریم (mainframe) ها انجام میشد.

این سیستم ها برای عملکرد صحیح کسب و کار ها ضروری بود، به این معنا که اگر مدیران مجبور بودند به عقب برگردند تا حسابداری را به صورت دستی انجام بدهند، احتمال این وجود داشت که کل کسب و کار با شکست مواجه شود. به عبارت دیگر اگر MIS شکست می خورد کل کسب و کار به خطر میافتاد.

 در این حین مدیر مالی بر روی سیستم های اطلاعات مدیریتی نظارت می کرد و مرتبا آن را بررسی می کرد تا مطمئن شود که این سیستم ها ویژگی ها و امکانات لازم مربوط به حسابداری و دیگر بخش های مدیریت کسب و کار را ارائه می کند.

سیستم اطلاعات مدیریت چطور کار می کند؟

سیستم های MIS علاوه بر اینکه نقش یک بخش از شرکت را دارد، به عنوان نرم افزار کامپیوتری برای ذخیره سازی، سازمان دهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات نیز استفاده می شود. این سیستم ها برای بررسی فروش، انبار، تجهیزات و اطلاعات کاری مشابه مورد استفاده قرار می گیرد.

در گذشته این سیستم ها بر روی ابر کامپیوتر ها اجرا می شدند. هنگامی که سیستم های محاسباتی پیشرفت کرد، MIS ها بر روی سیستم های سروری اجرا شدند. امروزه اما اکثر این سیستم ها بر روی سیستم های ابری یا Cloud based اجرا می شوند.

این سیستم ها که هم بر روی سیستم های فیزیکی و هم بر روی سیستم های ابری اجرا می شوند، معمولا یا دارای یک صفحه اکسل (Excel) ساده و یا پلتفرم های پیچیده تر می باشند. اطلاعات جمع آوری شده معمولا هم از منابع داخلی و هم منابع خارجی گرفته می شوند.

بیایید برای درک نحوه کار این سیستم یک مثال بزنیم.

با آقای رضایی آشنا شوید. ایشون مدیر عملیاتی یک شرکت هستند. به عنوان بخشی از کار، او باید برنامه ریزی محصولات سه ماه آینده را پیش بینی کند، که این برنامه ریزی شامل میزان و تعداد تولید مشخصی از محصولاتی می شود که این شرکت تولید می کند.

برای این کار او به اطلاعات و آمار های زیادی احتیاج دارد تا بتواند یک طرح مناسب و به درد بخور که می تواند شرایط فعلی کسب و کار و ظرفیت تولید شرکت را نشان دهد ارائه کند. حالا MIS چطور می تواند به آقای رضایی برای این برنامه ریزی کمک کند؟

این سیستم می تواند تمامی متغیر هایی که آقای رضایی برای این برنامه ریزی به آنها نیاز دارد را در اختیارش قرار بدهد. این متغیر ها شامل بررسی الگو های تولید، فروش های پیشین، تجهیزات فعلی موجود و تامین کنندگان شرکت می شود که او باید آنها را مد نظر قرار بدهد.

با استفاده از این سیستم که تمامی این اطلاعات را به یک روش مناسب و راحت در اختیار آقای رضایی قرار می دهد، او می تواند یک مدل برنامه ریزی ( که می توان آن را در سیستم ثبت کرد) را طراحی کند و به این ترتیب بهترین برنامه ریزی را برای سه ماه آینده ی تولیدات شرکتی که در آن کار می کند ارائه کند.

چرا به MIS نیاز داریم؟

سوالی که برای بسیاری از شما عزیزان پیش میاید این است که «این سیستم هایی که ما معرفی می کنیم به چه دردی میخوره؟» که بسیار سوال هوشمندانه ای است، چرا که اکثر این نرم افزار ها اگر چه مفید و برای کسب و کار شما پرکاربرد هستند، اما قطعا هزینه هایی هم در بر خواهند داشت.

موارد زیر برخی از دلایلی است که چرا ما ممکن است به MIS نیاز داشته باشیم:

• تصمیم گیری – تصمیم گیرنده های کسب و کار ها می توانند از اطلاعات جمع آوری شده برای گرفتن تصمیم ها استفاده کنند، و این سیستم ها می توانند اینکار را ممکن کنند.
• بهبود ارتباط سازمانی – یکی دیگر از ویژگی های مهم سیستم های اطلاعات مدیریتی این است که می توانند ارتباطات افراد را چه درون سازمان و چه بیرون از آن بهبود ببخشند. کارمندان می توانند با استفاده از آن به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود برای انجام کار های روزانه دسترسی داشته باشند. این مزیت که جزء مزایای CRM نیز هست می تواند با استفاده از SMS و ایمیل امکان برقراری ارتباط میان مشتریان و تامین کنندگان را آسان تر کند.  
• نگه داشتن سوابق – این سامانه ها می توانند ضمن حفظ و نگه داشتن تمامی ارتباطات یک سازمان با مشتریان، منبع اصلی این ارتباطات را نیز ذخیره کنند.

اجزای یک سیستم MIS

سیستم های اِم آی اِس از اجزای مختلفی تشکیل می شوند، و این اجزا بسته به گستردگی و نوع کار این سیستم می تواند متفاوت باشد. با این حال اجزای اصلی و پایه این سیستم ها شامل موارد زیر می باشند:

• افراد – افراد یا کاربرانی که از این سیستم استفاده می کنند.
• اطلاعات – دیتا و اطلاعاتی که MIS آنها را ذخیره می کند.
• فرایند های تجاری – این فرایند ها را می توان بسته به اینکه چطور اطلاعات را ذخیره، نگه داری و تجزیه و تحلیل شوند در جای مناسب قرار داد. همین امکان در نرم افزار های مدیریت فرایند تجاری (BPM) نیز دیده می شود.
• سخت افزار ها – این سخت افزار ها شامل سرور ها، تجهیزات شبکه ای، پرینتر ها و دیگر تجهیزات می شوند.
• نرم افزار – اینها شامل برنامه ها و نرم افزار هایی می شوند که برای مدیریت اطلاعات از آنها استفاده می کنند. این برنامه ها شامل نرم افزار هایی نظیر برنامه های صفحه گسترده (مانند Excel)، نرم افزار های مدیریت دیتابیس و غیره می شود.

مزایا و معایب سیستم های MIS

سیستم های اطلاعات مدیریتی مانند همه ی نرم افزار های کسب و کاری دیگر دارای مزایا و معایبی هستند که توجه به این موارد هنگام خرید و استفاده از آنها بسیار هائز اهمیت است. موارد زیر برخی از مزایا و معایب این سامانه ها هستند:

مزایا

پردازش سریع اطلاعات و بازگردانی اطلاعات

 سرعت بالا در پردازش اطلاعات و اینکه بتوانیم اطلاعات و دیتا های مختلفی را که از سیستم پاک شده اند را بازگردانی کنیم یکی از بزرگ ترین مزایای یک سیستم MIS است. این پردازش سریع و بازگردانی باعث می شود تا ارتباطات با مشتریان و خدمات رسانی به آنها بهبود پیدا کند.

بهبود دقت داده ها

در سیستم های MIS کامپیوتری و مدرن اجرای اعتبار سنجی و تائید داده ها بسیار آسان تر از سیستم های دستی می باشد که این امر میزان دقت و امنیت اطلاعات مهم کاری و تجاری را افزایش می دهد.

افزایش امنیت

علاوه بر محدود کردن دسترسی به دیتابیس ها و سرور ها، سیستم های ام آی اس مدرن می توانند دیگر کنترل های امنیتی نظیر تائید کاربر، سیستم های تائید بیومتریک، کنترل اجازه دسترسی و غیره را نیز در بر بگیرد.

کاهش احتمال تکثیر اطلاعات

سیستم های دیتابیس (بانک اطلاعات) موجود در سامانه های اطلاعات مدیریتی به گونه ای طراحی شده اند که از دوگانگی یا تکثیر اطلاعات جلوگیری کند. به این ترتیب، به روز رسانی اطلاعات در یک قسمت، باعث می شود تا اطلاعات در بخش های دیگر نیز به صورت خودکار به روز رسانی شود.  

بهبود سیستم های پشتیبان گیری (بک آپ)

با استفاده از تکنولوژی های مدرن امروزی، پشتیبان گیری یا بک آپ گیری را می توان در سرویس های ابری انجام داد. ذخیره سازی در فضای ابری نه تنها باعث می شود که بازگرداندن این اطلاعات آسان تر شود، بلکه اینجوری خیالمان هم راحت تر است که اگر اتفاقی برای نرم افزار یا سخت افزاری که با آن بک آپ گرفته ایم بیافتد، مشکلی در بازگردانی پیش نخواهد آمد.

دسترسی آسان به اطلاعات

اکثر مدیران کسب و کار ها نیاز دارند که حتی در زمانی که در مسافرت هستند نیز به اطلاعات دسترسی داشته باشند، و با استفاده از این اطلاعات تصمیماتی گاها مهم برای کسب و کار خود بگیرند. تکنولوژی های تلفن هوشمند و وب باعث می شوند که این دسترسی به آسانی ممکن باشد.

معایب

هزینه ی نصب و راه اندازی

سازمانی که قصد استفاده از این سیستم ها را داشته باشد، باید سخت افزار ها و نرم افزار های مورد نیاز آن را خریداری کند تا بتواند از آن استفاده کند. علاوه بر آن، فرایند های کاری نیاز به بررسی و مرور کردن دارند، و کارکنان و کاربرانی که از سیستم استفاده می کنند باید درباره اینکه چطور از سیستم استفاده کنند آموزش ببینند.

وابستگی شدید به تکنولوژی

یکی دیگر از معضلات سیستم اطلاعات مدیریت این است که اگر اتفاق بدی برای سخت افزار ها یا نرم افزار های مهم بیافتد و باعث شود که سیستم متوقف شود، در این صورت اطلاعات تا زمانی که آنها جایگزین یا تعمیر نشوند، قابل دسترسی نخواهد بود.

با این حال هیچ سیستمی در دنیا وجود ندارد که بتوان گفت هیچ عیب و نقصی ندارد، و این سیستم هم از این قضیه مستثنی نیست.

امیدواریم که توانسته باشیم مطلب مفیدی را در اختیار شما دوستان و همراهان گرامی قرار داده باشیم. از شما عزیزان بابت مطالعه این مقاله متشکریم.