نرم افزار  CRM بهترین ابزار برای کسب و کارهای مالی و حسابداری

بنظر شما، نرم افزار  CRM چقدر می‌تواند بر فرایند حسابداری کسب و کارها کمک کند؟ کسب و کارها هرقدر که بزرگ‌تر و پیشرفته‌تر باشند فرایند حسابداری پیچیده‌تری هم دارند. اما گاهی یک کسب و کار کوچک یا متوسط، در دوره‌هایی با چالش‌های حسابداری گسترده‌ای مواجه می‌شود. در موقعیت‌های این چنینی، سی آر ام چه کارهایی می‌تواند برای شما انجام دهد؟

 فرایند حسابداری و حسابرسی و مدیریت مالی هر شرکتی اگرچه به مدیریت بهتر آن شرکت کمک می‌کند، اما خود این کارها هزینه‌ای هم به هزینه‌های شرکت اضافه می‌نمایند. از استخدام حسابدار و حسابرس و کارمندان آن‌ها گرفته تا خرید نرم‌افزارهای حسابداری و بسیاری از مسائل دیگر که هر یک خرجی روی مخارج شرکت می‌گذارند. اما نکته اینجاست که چاره دیگری وجود ندارد و این کارها در تمامی دنیا مطابق با قانون انجام می‌شوند.

رامین و درسا هر دو حسابداری خوانده‌اند. از همان دوران دانشجویی با یکدیگر آشنا شدند و در آخر هم با یکدیگر ازدواج کردند. تاسیس یک شرکت که بتواند انواع خدمات مالی را به شرکت‌ها و کسب و کارها ارائه نماید یک هدف ایده‌آل برای این زوج جوان بود. آن‌ها به قدری برای رسیدن به این هدف تلاش کردند که 2 سال پیش و در 28 سالگی بالاخره توانستند شرکتی راه بیندازند و کارشان را شروع کنند.

انجام خدمات حسابداری، حسابرسی و خدمات مالی

ایده اولیه آن‌ها جالب و کارآمد بود. آن‌ها می‌خواستند تعداد زیادی حسابدار و کارشناس امور مالی را بصورت فریلنسر به کار بگیرند. فریلنسری در برخی مشاغل امری پذیرفته شده به حساب می‌آید اما در برخی مشاغل مانند امور حسابداری و حسابرسی و... خیلی متداول نیست. برای انجام این کار، به زیرساخت‌های مدیریتی نیاز بود و تمام یکسال ابتدایی را رامین و درسا صرف طراحی همین زیرساخت کردند.

از یک سو با حدود 8 فریلنسر همکاری خود را آغاز کردند و از سوی دیگر هم، تا آخر سال اول توانستند حدود 10 مشتری جذب کنند. البته تعداد بسیار کمی از این مشتریان، مشتر وفادار به حساب می‌آمدند و باقی فقط سفارش‌های کوچکی ثبت کردند و دیگر برای دفعه دوم سفارشی به شرکت آن‌ها نداده بودند.

چالش بزرگی که در کسب و کار این زوج وجود داشت، حجم کارها بود. آن‌ها تصمیم گرفته بودند با پرسنل خود به صورت فریلنسری کار کنند تا مجبور نشوند برای استخدام کلی نیرو هزینه زیادی بپردازند. تا اینجای کار شدنی بود و تاثیر چشمگیری هم بر سود نهایی‌شان می‌گذاشت. اما مساله اینجا بود که آن‌ها زمانی می‌توانستند روی حضور آن 8 فریلنسر حساب باز کنند که دائما برایشان پروژه داشته باشند و همیشه به آن‌‌ها کار بدهند. در غیر این صورت، وقتی پرسنل متوجه می‌شدند که مدتی گذشته و خبری از سفارش و پروژه نیست، بلافاصله به سمت پروژه‌های شرکت‌های دیگری می‌رفتند و در وقت مناسب در اختیار شرکت این زوج جوان نبودند.

بنابراین، چالش اصلی ایجاد یک موازنه بین عرضه و تقاضای کار بود. باید همزمان که این 8 فریلنسر را جذب کرده بودند، می‌توانستند تا جای امکان از شرکت‌های مختلف سفارش بگیرند. سفارش‌ها را طوری بین آن پرسنل تقسیم کنند که به هر کسی به اندازه کافی پروژه برسد و از همه این‌ها مهم‌تر، لازم بود کاری کنند که دائما بر تعداد مشتریان‌شان افزوده شود.

همچنین، هدف بزرگی که تعیین کرده بودند، رسیدن به 20 درصد مشتری وفادار بود. یعنی اگر تعداد مشتریان‌شان به 20 شرکت می‌رسید، باید حداقل 4 تا از آن‌ها مشتری وفادار بودند و دائما کارهای مالی خودشان را به شرکت رامین و درسا می‌سپردند.  ناگفته پیداست که انجام چنین کاری و حفظ چنین موازنه‌ای چقدر کار دشواری است.

در نتیجه برای پیدا کردن یک راه‌حل شروع به جستجو و تحقیق کردند. اصلا دلشان نمی‌خواست شرکت‌شان یکی از هزاران کسب و کار نوپایی باشد که در همان بدو تاسیس شکست می‌خورد و از دور خارج می‌شود. علاوه بر آن، این زوج روی مساله شغل و کار خود ریسک کرده بودند. هر دو تصمیم گرفتند که بجای کار کردن برای دیگران، کسب و کار خودشان را راه بیندازند. بنابراین، اگر کار شرکت شکست می‌خورد آن‌ها در زندگی شخصی هم شکست خورده بودند و حتی برای امرار معاش نیز دچار مشکل می‌شدند.

همه این مسائل موجب شد تا دست از کار نکشند. به قدری کار کردند و به تحقیق و جستجو پرداختند و با مشاوران گوناگون حرف زدند که بالاخره متوجه راه‌حل مناسبی شدند.

نرم افزار  CRMرا می‌توانید با نرم افزارهای حسابداری و مالی ادغام کنید و با این کار، فرایند حسابداری کسب و کارتان به بهترین شکل انجام خواهد شد. ضمنا، مدیریت مالی شرکت با ادغام این نرم‌افزارها، راحت‌تر و جامع‌تر می‌شود.

استفاده از نرم افزار  CRMسنا برای حسابداری و امور مالی

آن‌ها در نهایت متوجه شدند که نرم افزار  CRM قابلیت‌های مختلفی دارد که به آن‌ها کمک می‌کند همزمان مدیریت پرسنل و مدیریت مشتریان را به بهترین شکل انجام دهند. علاوه بر این مساله، باید بهترین نرم افزار  CRM را از نظر امکان هماهنگی با نرم افزارهای دیگر پیدا می‌کردند. به همین خاطر، وقتی با ویژگی‌های نرم افزار  CRM سنا آشنا شدند، تصمیم‌ گرفتند که از سنا برای تغییر سیستم مدیریتی شرکت‌شان کمک بگیرند.

آن‌ها در شرکت‌شان نرم افزارهای مختلفی داشتند که این تعدد ابزار باعث می‌شد انرژی و هزینه زیادی را صرف کار کنند. حتی گاهی بین این نرم افزارها دچار اشتباه می‌شدند و بخاطر بی دقتی در جزئیات مشکلات مختلفی رخ می‌داد. CRM سنا این قابلیت را داشت که با نرم افزارهای حسابداری و مالی گوناگونی هماهنگ شود. اساسا بهترین سی آر ام‌ها آن‌هایی هستند که با نرم افزارهای مختلف، از جمله نرم افزارهای حسابداری و مالی به خوبی هماهنگ شوند. قابلیتی که سنا به خوبی در خودش جای داده بود.

بنابراین، به کمک مشاورین سنا و در مدت کوتاهی عملیات پیاده‌سازی  CRM را انجام دادند. ثبت اطلاعات و شخصی‌سازی نرم افزار برای کسب و کار، در ابتدا کمی برای رامین و درسا سخت بود. اما به کمک مشاوران سی آر ام از پس این چالش‌ها برآمدند و همه چیز آماده کار شد.

آن‌ها حدود 2 ماه است که از  CRM سنا استفاده می‌کنند و تاکنون توانسته‌اند تحول سیستم مدیریتی شرکت را به خوبی انجام دهند. با 12 پرسنل و 18 مشتری به کارشان ادامه می‌دهد و همچنان، در تلاش هستند که به رقم 20 درصد مشتری وفادار برسند و تاکنون به این عدد به خوبی نزدیک شده‌اند. رضایت آن‌ها از  CRM سنا دلایل زیادی دارد. در ادامه، به بخشی از این دلایل اشاره می‌کنیم:

1. امکان برقراری ارتباط بین پرسنل فریلنسر و مدیریت شرکت، ثبت تمامی مکاتبات
2. امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات پروژه‌ها، فایل‌ها و برنامه‌ها برای همه پرسنل
3. چک کردن عملکرد هر یک از نیروها و نمره دادن به هریک بر اساس بهره‌وری ( به پرسنلی که بهره‌وری بیشتری دارند، پروژه‌های بیشتری ارائه می‌کنند)
4. مدیریت ارتباط شرکت با مشتریان و کسب رضایت آن‌ها و تلاش برای تبدیل مشتریان عادی به مشتری وفادار
5. دسته‌بندی مشتریان بر اساس: نوع کسب و کار، حجم پروژه‌های حسابداری و حسابرسی، میزان حدودی درآمد آن‌ها، سابقه فعالیت، زمینه کاری و...
6. اختصاص بهترین نیرو برای انجام پروژه‌های هر شرکت بر اساس ویژگی‌های پرسنل و اطلاعات شرکت‌ها (تمامی اطلاعات به صورت دقیق در نرم افزار به ثبت رسیده‌اند)
7. صدور فاکتور برای مشتریان و ارائه گزارش‌های دقیق و منظم برای مشتریان
8. ارسال پیام‌های تبلیغاتی، معرفی خدمات جدید، گزارش‌دهی و ... برای هر مشتری بر اساس دسته‌ای که در آن قرار دارد.
9. هماهنگی سی ار ام سنا با نرم افزارهای حسابداری و مالی که موجب افزایش سرعت فرایندهای کاری شده است.

نتیجه‌گیری: بهترین نرم افزار  CRMبرای حسابداری

رامین و درسا در نهایت به قدری از نرم افزار CRM سنا احساس رضایت پیدا کردند که حتی استفاده از آن را به مشتریان خودشان هم پیشنهاد می‌کردند. چرا که روز به روز شاهد بهینه‌‌تر شدن سیستم مدیریت کسب و کارشان بواسطه آن بودند.

نرم افزار  CRM یک ابزار جامع و منعطف است که برای انواع و اقسام کسب و کارها می‌توان آن را بکار برد.  CRM سنا بخاطر اینکه پتانسیل بسیار بالایی برای شخصی‌سازی مطابق با نیازهای هر کسب و کاری دارد، گزینه بسیار مطلوبی برای استفاده در کسب و کارهای مختلف تلقی می‌شود. کسب و کارهایی که در مجموع همگی یک هدف دارند و آن هم تبدیل مشتریان عادی به مشتریان وفادار تا حد امکان است که در نتیجه، موجب افزایش سود می‌گردد.

اگر کسب و کاری دارید که به حسابداری، حسابرسی و امور مالی مربوط است، مطمئن باشید خرید یک نرم افزار  CRM خوب و توانمند مثل سنا می‌تواند فعالیت‌هایتان را بسیار منظم‌تر کرده و بهره‌وری عوامل تولید یا خدمات شرکت شما را افزایش دهد.