چرا مدیریت صحیح اطلاعات یکی از مهم‌ترین اصول مدیریتی محسوب می‌شود؟

چرا مدیریت صحیح اطلاعات یکی از مهم‌ترین اصول مدیریتی محسوب می‌شود؟

ساختار مدیریت اطلاعات یک سازمان و نحوه طراحی این ساختار، جزو آن دسته از اصول مدیریتی است که باید مورد توجه هر مدیری قرار بگیرد. اساسا رشد شرکت‌ها مستقیما تحت تاثیر همین موضوع قرار می‌گیرند؛ چرا که کارمندان و پرسنل نیاز دارند که در هر لحظه به اطلاعات ضروری دسترسی داشته باشند.

 

حال اگر این نیاز به صورت درست پاسخ داده نشود و پرسنل نتوانند در لحظه به آن اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند، آسیب‌های متعددی منابع آن کسب و کار را تهدید می‌کند. ساختار اطلاعاتی اگر به درستی مدیریت شود، نه تنها کمک می‌کند که اعضای شرکت خیلی بهتر و راحت‌تر وظایف خود را تکمیل کنند، بلکه تاثیر چشمگیری روی بهره‌وری آن‌ها نیز دارد.

 

از جمله اصول مدیریتی که توسط مشاوران و مدرسین علم مدیریت مورد تاکید قرار می‌گیرد، این است که مدیران باید بر ابزارها و فرایندهای صحیح و ضروری سازمان‌شان سرمایه‌گذاری کنند. یک مدیر حرفه‌ای، به صورت متعادل و به طرز هوشمندانه‌ای روی ابزارهای سازمان و فرایندهای اداری و تجاری شرکتش سرمایه‌گذاری می‌کند. این تصمیم‌گیری درست و اقدام به جا، تاثیرات مثبت متعددی بر کسب و کار او دارد که فقط یکی از آن تاثیرات، دسترسی راحت‌تر پرسنل به منابع اطلاعاتی مورد نیازشان است.

 

حالا مشخص می‌شود که چرا مدیریت ساختار اطلاعات را یکی از مهم‌ترین اصول مدیریتی به حساب می‌آورند.

 

 

تاثیرات مدیریت اطلاعات ضعیف کسب و کار بر رشد و توسعه سازمان

 

اصول مدیریتی عموما با این هدف وضع می‌شوند که فرایندها و فعالیت‌های سازمانی را ساده‌تر و هوشمندتر کنند تا مجموعه و سیستم را به صورت منظم و یکپارچه به سمت هدف نهایی برسانند. بنابراین، از آنجایی که مدیریت اطلاعات کسب و کار هم یکی از اصول مدیریتی به حساب می‌آید، در ادامه به مواردی اشاره می‌کنیم که در صورت ضعف در مدیریت اطلاعات رخ می‌دهند و به کسب و کار آسیب وارد می‌‌کنند.

 

  1. اولین مورد از نتایج ضعف در مدیریت اطلاعات این است که پرسنل برای دسترسی به اطلاعات مورد نیازشان باید وقت بیشتری صرف کنند. بنابراین، بهره وری زمان در کسب و کار افت می‌کند و افت بهره وری زمان در سازمان هم بر اتلاف سرمایه مالی سازمان اثر متفی می‌گذارد و هم انگیزه افراد را کاهش می‌دهد.
  2. وقتی یکی از پرسنل به اطلاعاتی نیاز داشته باشند و رسیدن به آن اطلاعات سخت باشد، ممکن است تصمیم بگیرند که آن اطلاعات را از ابتدا تهیه کنند. برای مثال، اگر کارشناس بخش دیجیتال مارکتینگ نیاز به آمارهایی در بخش تبلیغات داشته باشد و ضعف مدیریت اطلاعات به قدری باشد که نتواند به این آمار دست پیدا کند، مجبور می‌شود که یک بار دیگر آمارگیری را از ابتدا انجام دهد. پر واضح است که چنین کاری تا چه اندازه بر وضعیت کسب و کار اثر منفی خواهد گذاشت.
  3. از جمله اصول مدیریتی، توجه داشتن به فیدبک‌هایی است که از مشتریان گرفته می‌شوند. مدیریت ارتباط با مشتریان اصل مهمی در رشد و توسعه کسب و کارها است و مدیران باید به جمع‌آوری، ثبت و دسته‌بندی این اطلاعات توجه جدی نشان دهند. با این حال، اگر اطلاعات مربوط به این فیدبک‌ها به خوبی مدیریت نشوند و به راحتی در دسترس پرسنل قرار نگیرند، سازمان نمی‌تواند مشکلات، چالش‌ها و نیازهای مشتریانش را درست و دقیق تشخیص دهد. چنین وضعیتی به معنای کاهش فروش و کاهش سود آن کسب و کار است.
  4. تصمیم گیری از جمله وظایف مدیران است. مدیری که نتواند در لحظه و بر اساس اطلاعات و تحلیل‌های صحیح دست به تصمیم گیری منطقی بزند، مطمئنا نمی‌تواند مجموعه زیر دست خود را به سمت پیشرفت و پیروزی هدایت کند. بنابراین، از دیگر اصول مدیریتی این است که اطلاعات موجود باید پیوستگی داشته باشند، دقیق باشند و ساختارشان دارای انعطاف باشد تا در ادامه بتوانند ساختار آن اطلاعات را آپدیت کنند. چنین شکلی از مدیریت اطلاعات موجب می‌شود مدیران میانی و مدیران ارشد در کنار مدیر عامل بتوانند از پس سخت‌ترین تصمیم‌گیری‌ها نیز به راحتی برآیند.

 

 

استراتژی مدیریت اطلاعات از جمله اصول مدیریتی مهم است

 

استراتژی در کسب و کار به این معناست که بتوانید تشخیص بدهید چه چیزهایی به نفع کسب و کار است و چه چیزهایی به زیانش است. انتخاب کردن و انتخاب نکردن، دو حالتی است که در مسیر طراحی استراتژی کسب و کار با هر دو حالت مواجه هستید

 

. در زمینه طراحی استراتژی برای مدیریت اطلاعات نیز شما باید بتوانید اطلاعات ضروری را از اطلاعات غیرضروری تشخیص بدهید. پردازش اطلاعات و انتخاب از بین دوراهی‌ها، پایه اساسی استراتژی مدیریت اطلاعات است. مدیران موفق حتما از بهترین استراتژی‌ها و البته از بهترین ابزار برای ساختاردهی به اطلاعات کسب و کارشان بهره می‌برند.

 

در نتیجه این موقعیت مطلوب، گردش کار بسیار روان و بی نقص پیش می‌رود، پرسنل به راحتی به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی پیدا می‌کنند، بهره وری به اشکال مختلف رشد می‌کنند و رشد و پیشرفت عاید کسب و کار خواهد شد.

 

تلگرام

پیشنهاد میکنیم در تلگرام

با ما ارتباط برقرار کنید.

اینستاگرام

پیشنهاد میکنیم در اینستاگرام

با ما ارتباط برقرار کنید.