ماتریس آیزنهاور و نرم افزار CRM ؛ 2 ابزار برای شرکت‌هایی که هیبریدی کار می‌کنند

به نظر می‌رسد که شیوع ویروس کرونا در جهان رو به پایان است. در بسیاری از کشورهای پیشرفته تقریبا جامعه به وضع عادی بازگشته و در کشورهای در حال توسعه نیز وضعیت کرونا در حال بهتر شدن است. کشور ما هم جزو کشورهایی است که هیچ شهری با وضعیت قرمز ندارد و این مساله موجب شده تا کسب و کارها به دوران پیشاکرونایی خودشان بازگردند.

دو سال پیش و تا قبل از جدی شدن شیوع کرونا در کشور، اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها هیچ علاقه‌ای به عنوان "دورکاری" نداشتند و حتی در آگهی‌های استخدامی خودشان هیچ اشاره‌ای به جذب کارمند دورکار نمی‌کردند. اما اگر قرار باشد 10 تاثیر کرونا بر کسب و کارهای کشورمان را بشماریم، مطمئنا یکی از آن تاثیرات روی آوردن شرکت‌ها به پرسنل دورکار بود. انگار که بسیاری از آن‌ها ترس‌شان از دورکاری ریخت و متوجه شدند که می‌توانند چند درصد از پرسنل خود را دورکار کنند. با این هدف که هم هزینه‌های سازمانی را پایین‌تر بیاورند و هم به بهره‌وری بیشتر آن افراد کمک کنند.

حالا که کرونا روبه پایان است بسیاری از این کسب و کارها با یک چالش مهم روبرو شده‌اند. چالش آن‌ها از این قرار است که بخشی از پرسنل باید به صورت حضوری کار کنند و برخی دیگر هم قرار است دورکار باشند. این شکل فعالیت را اصطلاحا فعالیت به صورت هیبریدی می‌نامند. در برخی از مشاغل نیاز است که افراد حتما در شرکت حاضر باشند و حتی، برخی از کارمندان خودشان تمایل به حضور دارند. از سوی دیگر، مشاغلی نیز هستند که یا کارمندان خودشان تمایل به دورکاری دارند و این را برای بهره‌وری خود مناسب می‌دانند و یا شرکت برای کاهش هزینه‌ها آن‌ها را دورکار می‌سازد.

در این وضعیت، برنامه‌ریزی برای هر دو گروه، ایجاد ارتباط بین دو دسته و هماهنگ کردن برنامه‌های آن‌ها می‌تواند یک مساله بسیار مهم برای این‌گونه سازمان‌ها و شرکت‌ها باشد. در ادامه، می‌خواهیم از ماتریس آیزنهاور کمک بگیریم برای اینکه چگونه به کمک قواعد آن می‌توان مساله فوق را حل کرد. ضمن آنکه، در هر بخش مشخص می‌کنیم که به کمک نرم افزار  CRM چگونه می‌توان پیاده‌سازی ماتریس آیزنهاور را آسان‌تر و عملی‌تر ساخت..

ماتریس آیزنهاور چیست؟

دوایت دیوید آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بود که پس از دوران جنگ جهانی دوم به ریاست جمهوری رسید. او در دوران جنگ جهانی دوم ژنرال ارتش بود و یکی از افتخاراتش، حضور در عملیات موسوم به نرماندی بود. آیزنهاور را از جهات مختلفی یک رئیس جمهور موفق برای کشور آمریکا می‌دانند. او در سخت‌ترین شرایط توانست برای منافع مردم کشورش به خوبی تلاش کند.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که برای آیزنهاور می‌شناسند، وقت شناسی و مدیریت زمان او است. در تاریخ این فرد را به توجه بسیار زیادش به رعایت برنامه و زمان‌بندی‌‌ها معرفی می‌کنند. اما آن چیزی که از وی برای علم مدیریت باقی مانده است، ماتریس آیزنهاور است. البته این ایده، ابداع خود آیزنهاور نبوده ولی چون او توانسته به خوبی از آن بهره ببرد، با نام خودش گره خورده است.

به صورت خلاصه، ماتریس آیزنهاور به بخش‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت گفته می‌شود. اینکه شما تعیین کنید چه کارهایی اهمیت دارند و چه کارهایی را صرفا باید فوری انجام دهید، بدون اینکه مهم‌ترین کارها باشند. در ادامه، نشان می‌دهیم که سازمان‌هایی که نیروی کار با شکل فعالیت هیریدی دارند، چگونه می‌توانند از این ماتریس کمک بگیرند تا نیروهای خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. همچنین، نرم افزار  CRM هم در این بین یک ابزار بسیار موثر به حساب می‌آید که اجرای این فرمول‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.

استفاده از نرم افزار  CRM برای اجرای ماتریس آیزنهاور

بسیاری از مدیران در حال حاضر به این فکر می‌کنند که آیا می‌توانند از مدیریت همزمان کارمندان حاضر و دورکار به خوبی برآیند. چالش اصلی آن‌ها در این بین، مدیریت کردن آن‌ها و برقراری هماهنگی بین این کارمندان به بهترین شکل است. احتمالا برخی از آن‌ها تجربیات ناموفقی در این زمینه داشته‌اند و حالا ترس از شکست برایشان به یک دغدغه ذهنی بدل گشته است.

زمانی آیزنهاور در سخنرانی‌اش در مجمع دوم شوراهای جهانی کلیساها گفته بود: فوریت مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست. با توجه به همین جمله، می‌توان گفت که بهترین راه‌حل برای چنین سازمان‌هایی حذف کردن مسائل غیرضروری است. اگر این سازمان‌ها می‌خواهند به کمک روش کاری هیبریدی، هم هزینه‌ها را کاهش دهند و هم بهره‌وری پرسنل را افزایش دهند باید بتوانند دو نکته مهم را مد نظر داشته باشند: اول اینکه هماهنگی بین این دو گروه از پرسنل به خوبی رعایت شود. دوم آنکه، هیچ کار غیر ضروری در این بین وجود نداشته باشد.

استفاده از نرم افزار  CRM برای جلسات حضوری-آنلاین

تصور کنید که شما یک برنامه 6 ماهه برای سازمان تعیین کرده‌اید. این 6 ماه را قرار است به شش برنامه یک ماهه خرد کنید. برای این کار، لازم است که هر ماه یک جلسه اختصاصی برای کل برنامه ماه آینده برگزار نمایید. علاوه بر این‌ها، برای اینکه وظایف هر دو دسته از پرسنل را به خوبی میان‌شان تقسیم کنید، ضروری است که جلسات هفتگی را هم داشته باشید. بنابراین، نه تنها هر هفته یک جلسه دارید بلکه، هر چهار هفته یک بار هم جلسه‌ای کلی برای ماه آینده برگزار می‌کنید.

پس مشخص می‌شود اولین چالش، برگزاری جلسات است. تمامی این جلسات مهم هستند. اگر یک جلسه به خوبی برگزار نشود، تمام برنامه کارهای آن هفته یا ماه روی هوا خواهد بود. پس اولین قدم را محکم باید برداشت و برای جلسات به بهترین شکل برنامه‌ریزی کرد. در برنامه‌ریزی جلسات، این را مدنظر قرار دهید که جلسه به روش حضوری-اینترنتی برگزار می‌شود. نیمی از کارکنان در سالن جلسه حضوری دارند و نیمی هم در خانه مقابل گوشی یا لپ تاپ‌شان نشسته‌اند.

خب، بهترین روش برای برنامه‌ریزی، اطلاع‌رسانی و هماهنگی چیست؟ مشخص است که نرم افزار  CRM می‌تواند بهترین ابزار برای انجام این کارها باشد. نه تنها تمامی جلسات آینده بصورت برنامه‌ریزی شده داخل نرم افزار ثبت خواهند شد، بلکه تمامی موضوعات جلسات بعدی و صورت جلسه‌های جلسات قبلی با تمام جزئیات در آن قابل مشاهده هستند. به همین روش، می‌توانید مشکل هماهنگی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات را کاملا حل سازید.

استفاده از ماتریس آیزنهاور برای برنامه ریزی

خب، تا اینجا توانسته‌اید جلسات را به خوبی برگزار کنید. در هر جلسه، قرار است مشخص شود که چه کارهایی در بازه زمانی مورد نظر انجام خواهند شد. علاوه بر این مساله، باید وظایف کاری را هم به خوبی بین کارمندان تقسیم کنید. افرادی که در خانه هستند، بخاطر شرایط کاری‌شان می‌توانند اندکی حجم کاری خود را افزایش دهند و همزمان بر روی رشد بهره‌وری آن‌ها نیز کار کرد. کارمندانی هم که در داخل شرکت حضور دارند، می‌توانند از پس برخی کارها بهتر برآیند.

برای تقسیم وظایف به بهترین شکل، انجام کارها در مناسب‌ترین زمان و با بالاترین کیفیت و نهایتا، رسیدن به اهداف سازمانی چه باید کرد؟ کمک گرفتن از ماتریس آیزنهاور. در ادامه، توضیح می‌‌دهیم که چگونه می‌توانید از آن کمک بگیرید.

طبق توصیه آیزنهاور، باید یک برگه را به 4 قسمت تقسیم کنید.

ربع اول

در این ربع، تمام کارهایی که اهمیت زیادی دارند و در عین حال، باید در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شوند را یادداشت کنید. این‌ها همان کارهایی هستند که موجب می‌شوند شرکت شما بیشترین سود را داشته باشد و بیشترین مشتری را برایتان جذب می‌کنند. اگر برای هفته پیش‌‍رو برنامه می‌ریزید، مطمئن شوید که در 2 روز اول هفته این کارها به صورت کامل انجام خواهند شد.

پس در نرم افزار  CRM این دسته‌بندی 4 گانه را طراحی کنید و در ربع اول، این موارد را ثبت نمایید. به کمک نرم افزار  CRM بخشی را طراحی کنید که تمامی کارمندان بتوانند دائما وضعیت انجام وظایف خود را گزارش دهند. این مساله موجب می‌شوند همگی در جریان سرعت پیشرفت مهم‌ترین کارهای شرکت در 2 روز اول هفته باشند. در نتیجه، انگیزه بسیار بیشتری بصورت جمعی ایجاد خواهد شد.

علاوه بر آن، از ابزارهای ارتباطی و اشتراک گذاری نرم افزار  CRM هم کمک بگیرید تا سرعت انجام کارهای ربع اول تا جای امکان بیشتر شود.

ربع دوم

کارهایی که فوریت ندارند اما مهم هستند و باید تا آخر هفته به انجام برسند. در نرم افزار CRM طوری این کارها را برنامه ریزی کنید که هر پرسنل، وقتی کارهای ربع اول خود را به پایان رساند، با کارهای ربع دوم مواجه شود. از سیاست‌های انگیزشی استفاده کنید تا کارمندان هرچه زودتر وظایف ربع اول خود را تکمیل کنند و زمان بیشتری برای وظایف ربع دوم خود داشته باشند.

در این بخش، از  CRM کمک بگیرید تا با استفاده از یادآور یا همان  Reminder دائما زمان مناسب برای انجام هر کار را به افراد یادآوری کند.

ربع سوم

کارهایی که می‌توانید به دیگران بسپارید. در واقع، این‌ها کارهایی هستند که فوریت دارند ولی اهمیت زیادی ندارند. در ابتدای هفته یا ماه، تعدادی کار وجود دارد که از همه زودتر و فوری‌تر باید انجام شوند. تعدادی از آن‌ها که بسیار مهم هستند را در ربع اول قرار داده‌اید. اما کارهای باقیمانده را حالا باید در ربع سوم قرار دهید.

از آنجایی که کارهای ربع اول و سوم را بین پرسنل تقسیم کرده‌اید، می‌توانید کارهای ربع سوم را به افرادی واگذار کنید که زمان خالی بیشتری دارند. آن دسته از پرسنلی که نقش کم‌تری در به انجام رساندن ربع اول و دوم دارند. در واقع برای انجام کارهای ربع اول و دوم از پرسنل متخصص‌تر و ارشدتر کمک می‌گیرید. اما برای ربع سوم، از کارمندان رده پایین‌تری که تخصص انجام کارهای ربع سوم را هم دارند استفاده می‌کنید.

توسط جدول زمان‌بندی نرم افزار  CRM اطمینان حاصل کنید که این کارها در همان 2-3 روز ابتدای هفته توسط کارمندان تعیین شده به پایان می‌رسند. سپس، تمرکز خودتان را در طول هفته روی ربع اول و دوم بگذارید.

ربع چهارم

در نهایت، هرچه کار دیگری باقی مانده است را در این ربع قرار دهید و به عبارت دقیق‌تر، آن کارها را حذف کنید. کارهایی که نه اهمیتی برای اهداف سازمانی شما دارند و نه خیلی فوری هستند، در این شرایط نباید وقت شما را بگیرند. این موارد، وظایفی غیرمولد و اضافی هستند و جالب اینجاست که بسیاری از افراد تمایل دارند بیشتر وقت خود را با همین کارها پر کنند.

طبق مطالعات شرکت  Maui Mastermind مشخص شده که کارکنان بسیاری از ادارات هر هفته 21.8 ساعت را با انجام کارهای غیرضروری تلف می‌کنند. کارهایی که بهتر است در همین ربع چهارم جای بگیرند. توجه داشته باشید که شما دائما در حال انتخاب هستید و هر انتخاب یک هزینه فرصت را شامل می‌شود. بنابراین، با اطمینان انتخاب کنید که ربع چهارم حذف شود و سه ربع دیگر را داخل نرم افزار  CRM ثبت کنید.

همانطور که گفته شد، به کمک سی آر ام برای ربع اول تا سوم به بهترین شکل برنامه‌ریزی کنید، کارهای هر ربع را بر اساس ویژگی‌هایی که از پرسنل خود در نرم افزار CRM جمع کرده‌اید به افراد مناسب بسپارید. از ابزارهای گوناگون  CRM برای پیگیری وضعیت انجام کارها، ایجاد ارتباط بین پرسنل، یادآوری انجام هر کار با آن‌ها و به اشتراک گذاری اطلاعات بهره ببرید.

بدین ترتیب، می‎توانید به بهترین شکل و با بالاترین کیفیت دوران پساکرونایی کسب و کار خود را آغاز کنید. مثل هر تغییر دیگری، این تغییرات هم در ابتدا سخت و چالش برانگیز هستند و با گذشت زمان به خوبی از پس اجرای کارها به روش هیبریدی برخواهید آمد.