استفاده از نرم افزار CRM برای رشد سرمایه انسانی با رویکرد ERM

اکثر سازمان‌های حرفه‌ای از نرم افزار  CRM برای مدیریت سرمایه انسانی خودشان استفاده می‌کنند. نرم افزار  CRM به فناوری‌های مختلفی مجهز است و برخی از آن‌ها برای مدیریت پرسنل بسیار کاربردی و مناسب هستند.

در حالیکه سی آر ام یا همان «مدیریت ارتباط با مشتریان» در ظاهر فقط برای ارتباط گرفتن سازمان‌ها با مشتریان‌شان طراحی شده اما؛ می‌توان نسبت به آن رویکرد متفاوتی هم داشت که به آن رویکرد  ERM گفته می‌شود.  ERM مخفف Employee Resource Management یا همان مدیریت منابع انسانی است.

ای آر ام، به روش‌هایی گفته می‌شود که بخش  HR یا همان منابع انسانی شرکت مورد استفاده قرار می‌دهد تا شکاف‌های بین کارفرما و پرسنل را کم و کم‌تر کند. در نتیجه، پیوندی عاطفی و حرفه‌ای بین هر دو طرف برقرار می‌شود که به نفع هر دو طرف است.

 بیشتر بدانید: استفاده از نرم افزار CRM برای بهبود کیفیت و بهره‌وری

در این مقاله، می‌خواهیم شما را با مدیری آشنا کنیم که به کمک ERM توانست موجب رشد کارکنانش شود. کارکنانی متعهد، خلاق و پرتلاش که همزمان برای رشد خود و توسعه سازمان‌شان در تلاش هستند.

کارهایی که آقای یکتا به کمک نرم افزار CRM در آنجا انجام داد؛ به نتایج بسیار خوبی منتج شدند. دقیقا هدفی که از دنبال کردن رویکرد  ERM داشتند، محقق شد. شکافی که در گذشته بین مدیریت و پرسنل وجود داشت از بین رفت. پرسنل متوجه شدند که مدیریت شرکت همه چیز را دقیق و کامل زیر ذره‌بین دارد و هر اقدام مثبت یا منفی آن‌ها با واکنش عملی مدیریت مواجه خواهد شد.

استفاده از نرم افزار CRM در بخش منابع انسانی

آقای یکتا مردی حدودا 40 ساله است که سال‌ها بعنوان مدیر منابع انسانی شرکت‌های مختلف کار کرده است. او پس از حدود 14 سال سابقه در این کار، توانسته به تجربیات و دانشی دست پیدا کند که در نهایت، شرکتی که حالا در آن مشغول است حاضر شد تا او را با بالاترین دستمزد استخدام نماید.

این شرکت از آقای یکتا خواسته مشخصی داشت: کارکنان شرکت را به سطحی برساند که همگی رفتاری حرفه‌ای، عملکردی سطح بالا و بهره‌وری عالی داشته باشند. خواسته‌ای که تامین شدنش به معنای موفقیت قطعی شرکت در بازار خودش بود. هدفی که تا آن زمان 3 مدیر منابع انسانی را عوض کرده بود چرا که آن‌ها در تحقق این هدف ناکام بودند.

اما آقای یکتا ابزار مناسب برای این کار را می‌دانست. او در تمام این سال‌ها یاد گرفته بود چگونه می‌توان چنین هدفی را محقق کرد. ولی تا حالا هیچ شرکتی حاضر نشده بود برای داشتن چنین کارمندانی، بودجه مناسبی را اختصاص دهد. ولی شرکتی که آقای یکتا اخیرا به استخدامش درآمده بوده؛ اعلام آمادگی کرد که بودجه لازم را برای انجام چنین کاری در اختیارش خواهد گذاشت.

 بیشتر بدانید: با نرم افزار CRM بهره‌وری پرسنل خانم را در سازمان‌تان افزایش دهید.

پس، آقای یکتا در اولین قدم شروع کرد به جمع‌آوری یک بانک اطلاعاتی از کارمندانش. او مفهوم ERM را کاملا درک می‌کرد. بنابراین، لازم بود یک بانک اطلاعاتی بزرگ، با داده‌های کامل و دقیق جمع‌آوری کند. نام آن، سیستم اطلاعات منابع انسانی یا HRIS بود.

او برای تکمیل سیستم، این اقدامات را انجام داد:

1. ابتدا در نرم افزار  CRM آنجا برای تمامی پرسنل پروفایل‌های اختصاصی طراحی کرد. از همگی خواست وارد پروفایل خود شوند و اطلاعاتی را که از آن‌ها خواسته شده، وارد کنند.
2. توسط سی آر ام این امکان را فراهم کرد که هر کارمند بتواند ریز حقوق دستمزد، پاداش و جریمه‌های خود را مشاهده کند. حتی به کمک  نرم افزار  CRM گزارش حقوق دستمزد هر فردی را برایش ارسال می‌کرد. در نتیجه، کارمندان به صورت شفاف متوجه می‌شدند که چقدر و به چه خاطر از آنجا پاداش گرفته‌اند یا جریمه شده‌اند.

ارسال اطلاعیه‌های آموزشی برای افراد. شرکت برای کارآموزان، کارمندان عادی، کارشناسان و سایر پرسنل کلاس‌های آموزشی آنلاین و حضوری مختلفی برگزار می‌کرد. ثبت برنامه آن‌ها در  CRM و ارسال اطلاعیه هر یک از کلاس‌ها برای افراد، آن‌ها را برای حضور در کلاس‌ها تشویق می‌کرد.

1. یک سامانه مخصوص برای مرخصی کارمندان در نرم افزار سی آر ام شرکت طراحی شد. کارمندان برای گرفتن مرخصی، درخواست خود را از طریق آن سامانه ثبت می‌کردند. سپس، مدیر شرکت هم به راحتی می‌توانست متوجه درخواست آن‌ها شود و در نهایت، درخواست را قبول و یا رد کند.
2. وقتی که جلسات سازمانی زمان‌بندی می‌شدند، زمان برگزاری جلسات برای کارمندانی که لازم بود در آن حضور پیدا کنند ارسال می‌شد. همچنین، حضور یا عدم حضور هر فرد در جلسات در سی آر ام ثبت می‌شد که پاداش یا جریمه مشخصی به همراه داشت.
3. پرسنل می‌توانستند نامه‌های اداری خود را برای مدیر یا همکاران‌شان به راحتی ارسال کنند. سابقه نامه‌ها و پاسخ‌هایی که نامه‌ها دریافت می‌کردند نیز در سیستم ثبت می‌شد. این اتفاق، کمک می‌کرد تا فرایندهای ارتباطی کارکنان سریع‌تر و موثرتر انجام شوند.
4. شرکت برای اینکه از پرسنل در مورد مسائل خاص نظرسنجی یا حتی رای‌گیری کند، از نرم افزار  CRM کمک می‌گرفت.
5. کارمندانی که در بخش فروش و پشتیبانی فعالیت می‌کردند، توسط مشتریان اعتبارسنجی می‌شدند. امتیازهایی که مشتریان بخاطر پشتیبانی و پاسخ‌گویی به پرسنل می‌دادند در پروفایل آن‌ها ثبت می‌شد و مدیر می‌توانست عملکرد کسانی را که مستقیما با مشتریان در ارتباط هستند بررسی کند.

بیشتر بدانید: بهترین نرم افزار  CRMبرای شرکت‌هایی که پرسنل دورکار دارند.

مزیت‌های استفاده از نرم افزار  CRM با رویکرد  ERM

کارهایی که آقای یکتا به کمک نرم افزار CRM در آنجا انجام داد؛ به نتایج بسیار خوبی منتج شدند. دقیقا هدفی که از دنبال کردن رویکرد  ERM داشتند، محقق شد. شکافی که در گذشته بین مدیریت و پرسنل وجود داشت از بین رفت. پرسنل متوجه شدند که مدیریت شرکت همه چیز را دقیق و کامل زیر ذره‌بین دارد و هر اقدام مثبت یا منفی آن‌ها با واکنش عملی مدیریت مواجه خواهد شد.

در مقابل، مدیر آنجا نیز توانست بر پایه اطلاعات، داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها بهترین تصمیمات را اخذ کند. مثلا، هر زمان که مدیر اداره تصمیم می‌گرفت درباره کارمندان مختلف تصمیم‌گیری کند، به پروفایل آن‌ها را باز می‌کرد و اطلاعات ثبت شده را بررسی می‌کرد. سطح عملکرد هر فرد، میزان بهره‌وری‌اش، امتیازی که هر کارمند بر اساس شاخص‌های بخش منابع انسانی دریافت کرده بود، امتیازاتی که مشتریان به پرسنل داده بودند و... همگی نشان می‌دادند که هر فرد چقدر برای این شرکت ارزشمند و موثر است.

آقای یکتا با نگاه اصلاحی خودش، ظرف مدت یک سال توانست سطح عملکرد پرسنل آنجا را به شکل قابل توجهی افزایش دهد. نرم افزار  CRM ابزارهایی در اختیار او قرار می‌داد تا بتواند برای هر فرد، مناسب‌ترین کلاس‌های آموزشی را تعیین کند. هر کارمند نقاط ضعفی داشت که با شرکت در کلاس‌های آنلاین و حضوری رفع می‌شد.

تمامی برنامه‌ریزی‌ها، استفاده از سیاست‌های تشویقی برای شرکت کردن پرسنل در شرکت‌ها، اجرای رتبه‌بندی پرسنل بر اساس میزان مهارت‌هایی که در این کلاس‌ها می‌آموختند و... همگی در رشد و تقویت مهارت در پرسنل آنجا نقش داشتند.

واقعیت این است که اگر این شرکت به نرم افزار  CRM مجهز نبود، تقریبا اجرای هیچ یک از این موارد امکان‌پذیر نبود. شما در سازمان خودتان، از چه ابزارهایی برای مدیریت سرمایه انسانی بهره می‌برید؟ آیا تا حالا به این فکر کرده بودید که نرم افزار  CRM می‌تواند بهترین و موثرترین ابزار برای رشد پرسنل و توسعه سازمان از طریق کار بر روی سرمایه انسانی باشد؟