استفاده از نرم افزار CRM برای بهبود کیفیت و بهره‌وری

داستان شکل‌گیری استارت‌آپ‌ها و روند قوی‌تر شدن آن‌ها در بازارهای رقابتی ، همیشه جذاب و شنیدنی بوده است. اما مساله اینجاست که ما فقط داستان‌های شکست و موفقیت آن‌ها را می‌خوانیم اما از ابزارهایی که بکار برده‌اند تا شکست را به موفقیت تبدیل کنند چیزی نمی‌دانیم. انگار کسی دوست ندارد به دیگران بگوید با چه ابزارهایی توانسته توسعه‌ای چشم‌گیر را تجربه کند. شاید خواندن این داستان بتواند شما را با سوژه‌هایی آشنا کند که استفاده از نرم افزار CRM توانست کسب و کارشان را حسابی رشد دهد.

تاسیس بهترین استارت آپ و رسیدن به پایین‌ترین بهره‌وری

 یک از برندهای فروش کفش در کشور توسط دو برادر تاسیس شد که در ابتدا، فقط دو دانشجوی ساده رشته  MBA بودند. آن‌ها هیچ ایده‌ای نداشتند اما در مورد یک چیز مطمئن بودند: "قرار نیست داستان رشد برندها را بخوانند و نمره بگیرند. قرار است خودشان داستانی را برای شرکت خودشان ثبت کنند."

بالاخره همای بخت و اقبال بر شانه‌های آن‌ها نشست. روزی در یک مسافرت خانوادگی به شهر تبریز تصمیم می‌گیرند سری به بازار سنتی این شهر بزنند چون قبلا چیزهای جالبی درباره این بازار شنیده بودند. آن روز اگر این دو برادر به جای سر زدن به بازار کفش تبریز تصمیم می‌گرفتند بروند و یک پرس کباب بخورند، شاید هیچوقت ایده جالبی برای کار پیدا نمی‌کردند. به هر روی، آن‌ها وارد بازار شدند و ساعت‌ها گشت و گذار حسابی این دو جوان را سر ذوق آورد. اما نتیجه چند ساعت گشتن در بخش‌های مختلف، آشنایی‌شان با یک کارگاه تولید کفش در جایی پرت و دورافتاده از آن بازار بود.

در این بین جا دارد اشاره ای به مقاله با روش های نوین مدیریت فروش بهره وری خود را افزایش بدهید بیندازیم تا ببینیم چطور سی آر ام بهره وری شما را افزایش می دهد.

داشتیم می گفتیم...

بعد از روزها فکر و مشاوره گرفتن و برنامه ریزی، قرار شد سرمایه‌ای را جمع کنند و به مشتری انحصاری این کارگاه تبدیل بشوند. آن کارگاه یک صاحب میانسال داشت که خیلی علاقه‌ای به رشد و توسعه کارش نداشت. تعدادی کارگر گرفته بود و از همین که روزی خودش و آن‌ها با کار در این تولیدی می‌‌گذشت خیلی هم راضی بود. حالا که دو جوان تهرانی آمده بودند و فروش چند ماه آینده او را با قیمتی بیشتر پیش خرید کرده بودند، حسابی کیفش کوک شده بود و آماده بود تا تولید را بالاتر هم ببرد.

این دو برادر کفش‌ها را می‌گرفتند، با ساخت جعبه و طراحی لوگو و چیزهایی از این دست، ظاهر بسیار شیکی به کفش‌ها می‌دادند. ضمن آنکه، طی صحبتی که با تولیدکننده کفش‌ها داشتند قرار شد اگر تا 15 ماه بعد کسی کفش‌ها را پس آورد تولیدی قبول کند آن کفش‌ها را پس بگیرد. البته صاحب این کارگاه به قدری از کیفیت تولیداتش مطمئن بود که بلافاصله قبول کرد و مشکل خاصی هم برایش پیش نیامد.

وقتی مشتری‌ها در بازار تهران کفش‌های شیک و زیبایی را می‌دیدند که قیمتی بسیار مناسب دارد و گارانتی 15 ماهه هم برایش تعیین کرده‌اند، حسابی تشویق می‌شد تا یکی از این محصولات را بخرد. با گذشت چیزی حدود 3 سال، آن‌ها برند کفش خود را حسابی گسترش دادند، با تولیدی‌های کفش بیشتری آشنا شدند و توانستند کفش‌ها را در سایر شهرهای کشور هم به فروش برسانند.

اما با رشد و گسترش این کسب و کار در بازار، هماهنگ کردن بین تولید کنندگان و فروشندگانی که از سرتاسر کشور سفارش می‌دادند کار بسیار سختی شده بود. مثل هر داستان دیگری که از جایی به بعد روزهای خوشی جایشان را به روزهای سختی و فشار و استرس می‌دهند، این برند هم پس از دوره‌ای رشد، کم کم دوره افول‌شان آغاز شد.

مواقعی که مدیران فکرشان به هیچ راه چاره‌ای نمی‌رسد و نیاز به یک منجی دارند تا بیاید و کارها را رتق و فتق کند، مشاوره گرفتن از یک فرد خبره بهترین کار است.

چگونه بهره‌وری کاهش می‌یابد؟

بهره‌وری مفهوم بسیار مهمی در علم اقتصاد است. اگر یک کارگاه بتواند بهره‌وری نیروهایش را ده درصد افزایش دهد، کیفیت خروجی کارش چندین برابر بهتر خواهد شد. در مورد شرکتی که این دو برادر تاسیس کرده بودند، مشکل اصلی ناهماهنگی بین عرضه و تقاضا بود.

 بازار برخی از شهرها روز به روز تقاضایشان بیشتر می‌شد و بازار برخی از شهرها نیز تقاضایشان در حال کاهش بود ولی؛ عرضه کفش از طرف کارگاه‌های تولیدی ثابت بود. ضمن اینکه، برای این دو نفر اصلا صرف نمی‌کرد که بخواهند خودشان تولیدی تاسیس کنند. همه سود آن‌ها از ارزشی بود که بین دو طرف عرضه و تقاضا ایجاد کرده بودند. اگر قرار بود خودشان هم جزئی از طرف عرضه باشند آن مزیت را از دست می‌دادند.

در چنین شرایطی، هیچ عاملی به اندازه یک مشاور خوب نمی‌تواند گره‌ها را از هم باز کند. مواقعی که مدیران فکرشان به هیچ راه چاره‌ای نمی‌رسد و نیاز به یک منجی دارند تا بیاید و کارها را رتق و فتق کند، مشاوره گرفتن از یک فرد خبره بهترین کار است. مشاور به آن‌ها پیشنهاد استفاده از نرم افزار CRM را داد. مهم‌ترین کمکی که سی آر ام به آن‌ها می‌کرد این بود که بتوانند مزیت رقابتی خود را تقویت کنند. آن‌ها نان‌شان را از هماهنگی دو طرف معامله بدست می‌آوردند. پس اگر این هماهنگی‌ها را طوری منظم می‌کردند که همه چیز برابر باشد، دیگر هیچ مشکلی بوجود نمی‌آمد.

هدف‌گذاری آن‌ها این بود که بتوانند بهره‌روی تولید کنندگان کفش را بالاتر ببرنند و از سمت دیگر، بازارهایی که تقاضایشان برای کفش روند کاهشی داشت را هم مجاب کنند تا بیشتر سفارش بدهند. اما این هدف چگونه تحقق یافت؟

استفاده از نرم افزار CRM برای رفع مشکلات کسب و کارها

راه چاره این بود که ابتدا نمایندگان خود را به تبریز فرستادند تا با تمامی تولیدکنندگانی که همکاری می‌کردند مذاکره کنند. قرار بود طی مذاکره از آن‌ها بخواهند تولیدات خود را بیشتر کنند ولی این فقط یک بهانه بود. هدف اصلی، کسب اطلاعات از هر کارگاه بود. اطلاعاتی مثل: تعداد نیروی کار، ویژگی‌های جسمی نیروی کار، سطح تخصص آن‌ها، میزان درآمد آن‌ها، ساعت ورود و خروج، مزایای شغلی، تمامی شماره‌های تماس با مدیر هر کارگاه و... را کسب می‌کردند و برای دو برادر می‌فرستادند.

در پایان ماه، توانستند همه کارگاه‌ها را بر اساس اطلاعات دسته‌بندی کنند. مثلا، مشخص شد که از میان آن‌ها، 5 کارگاه وجود دارد که به کارکنانش کم‌ترین دستمزد و تسهیلات را می‌دهد. 3 کارگاه نیروی تولیدی ندارند و همه کارها را خود مدیر انجام می‌دهد و گاهی از دوستان و اعضای خانواده‌هایشان نیز برای کمک به کارگاه می‌رفنتد.

حالا می‌توانستند با هر دسته از کارگاه‌ها چگونه مذاکره کنند و چه چیزهایی را پیشنهاد کنند تا تولیدشان بالاتر برود. یک ماه بعد را به انجام این کار اختصاص دادند. این بار خودشان برای مذاکره به تبریز رفتند. به هر کارگاه پیشنهادی ارائه می‌کردند که مدیر حاضر شود بهره‌وری عوامل تولید کارگاهش را بیشتر کند تا خروجی تولید کفش‌هایش بالاتر برود.

از سوی دیگر، همین دسته‌بندی را هم در مورد مشتری‌هایشان پیاده کردند. فهمیدند که دسته اول از مشتری‌هایشان، مغازه‌هایی هستند که در طول روز بالای 200 مراجعه کننده دارند ولی کم‌تر از 10 کفش را به فروش می‌رسانند. به صاحبان آن مغازه‌ها پیشنهاد برگزاری کلاس آموزش فروش به خرج خود شرکت را دادند. دسته دیگر از فروشندگان آن‌هایی بودند که فروش‌شان کم‌تر از حد قابل قبول بود. با استفاده از قابلیت نرم افزار CRM برای ثبت لوکیشن مشتری، می‌توانستند ببینند تراکم این دسته از فروشندگان در کدام مناطق شهری است. در نتیجه، با آن‌ها قطع همکاری کرده و با فروشندگان دیگری که در نقاط بهتری از شهرها تراکم داشتند همکاری را آغاز نمودند. در نتیجه، بهره‌وری فروشندگان را هم به روش‌های گوناگون افزایش دادند.

بعد از چند ماه استفاده از نرم افزار CRM و ایجاد یک بانک اطلاعات جامع از تولیدکنندگان کفش و فروشندگان کفش در شهرهای مختلف، میزان عرضه و تقاضا را به یک سطح مشخص رسانده بودند. حالا با استفاده از ابزارهای دیگر سی ار ام، هر دو طرف را کنترل می‌کردند. با آن‌ها به روش‌های گوناگون در ارتباط بودند. همه آمار و ارقام را بصورت دقیق ثبت می‌کردند و در هر لحظه با یک کلیک می‌توانستند وضعیت بازار خود را رصد کنند. خرید نرم افزار CRM برای آن‌ها هزینه زیادی نداشت اما میزان افزایش سودی که برایشان به ارمغان آورده بود شگفت انگیز بود.

در مسیر موفقیت هیچ رازی وجود ندارد. اما عواملی هستند که شما باید آن‌ها را شناسایی کنید.

نتیجه‌گیری: آموزش نرم افزار CRM و افزایش بهره‌وری کسب و کارها

در مسیر موفقیت هیچ رازی وجود ندارد. اما عواملی هستند که شما باید آن‌ها را شناسایی کنید. اگر کسب و کاری دارید که طی آن به افراد مختلف خدمتی ارائه می‌کنید یا محصولی را می‌فروشید، باید بتوانید با آن‌ها به طریق موثری در ارتباط باشید، همه اعداد و ارقام را به صورت دقیق تحت کنترل داشته باشید و از همه مهم‌تر، بدانید چگونه مشتری‌های وفادار برای خود پیدا کنید. در این صورت، نیازی به هزینه زیاد برای تبلیغات نخواهید داشت و همان مشتریان وفادار بیشترین تبلیغ را برای شما انجام خواهند داد. بهترین ابزار برای انجام دادن این کارها چیست؟ بهترین ابزار داشتن یک نرم افزار CRM و استفاده از آن به بهترین و خلاقانه‎ترین روش است.

ما در CRM سنا آماده مشاوره دادن به شما عزیزان برای این موضوع هستیم.