آشنایی با سیستم مدیریت ژاپنی لین (Lean) به صورت کاربردی و عملی

زمانی که کیشیرو تویودا برای اولین بار ژاپن را ترک کرد تا به آمریکا برود، فکرش را نمی‌کرد که این سفر قرار است آینده کسب و کارش را متحول کند. اما در دفتر سرنوشت کارخانه ریسندگی تویوتا مقرر شده بود تا تحت تاثیر نگاه تازه تویودا قرار گیرد و بعدها به یکی از بزرگ‌ترین کارخانه‌های اتومبیل سازی جهان بدل شود؛ در نتیجه استفاده از سیستم مدیریت ژاپنی لین!

مدیریت ژاپنی یکی از محبوب‌ترین اشکال مدیریت در تجارت، سیاست و حوزه‌های دیگر است. ژاپنی‌ها را بیش از هرچیزی به نظم و پشتکار می‌شناسیم. آن‌ها با همین ویژگی‌های مثال زدنی توانستند کشورشان را از خاکسترهای جنگ جهانی دوم به قله کشورهای توسعه یافته جهانی برسانند.

اما سیستم مدیریت ژاپنی ناب که به انگلیسی Lean Management نامیده می‌شود، چرا تا این حد در جهان محبوب شده و مورد توجه قرار گرفته است؟ سیستم مدیریت ناب یا مدیریت لین چه چیزی در خودش دارد که کمک می‌کند کسب و کارهای استارت آپی به رشد چپشمگیری دست یابند.

واقعیت این است که سیستم مدیریتی ناب یک سیستم جامع و کامل است که می‌توان برای هر هدفی، بخشی از آن را به کار برد. اما در این مقاله، به سه تا از مقولات مهم سیستم لین اشاره می‌کنیم که برای کسب و کارها بسیار مفید و کاربردی هستند.

با سنا همراه باشید تا با این مقوله‌ها به صورت عملی آشنا شوید. امیدواریم که این مقاله بتواند برای شما و کسب و کارتان مفید واقع شود.

بیشتر بدانید: استراتژی چیست و چگونه می‌تواند آینده کسب و کار را متحول کند؟

تاریخچه سیستم مدیریت ژاپنی لین یا ناب

وقتی که در جنگ جهانی دوم، ژاپنی‌ها سخت درگیر جنگ با جبهه متفقین و در راس آن‌ها آمریکایی‌ها شده بودند، اگرچه زیر آتش توپخانه‌ها و بمباران جنگنده‌های دشمنان قرار داشتند اما؛ به هیچ عنوان حاضر به تسلیم نمی‌شدند. مردمان این کشور در آن جنگ جانانه مبارزه کردند تا اینکه، یک بمب افکن آمریکایی دو بمب اتم را بر سر شهروندان هیروشیما و ناکازاکی انداخت و هزاران نفر بر اثر این جنایت در یک لحظه محو شدند.

پس از آن بود که ژاپنی‌ها بالاجبار تسلیم را پذیرفتند. اما تسلیم شدن آن‌ها در سیاست و جنگ اتفاق افتاد ولی، در اقتصاد و تجارت هیچگاه و به هیچ عنوان تسلیم نشدند. آن‌ها کم کم تمام کارخانه‌ها و تولیدی‌های نابود شده را بازسازی کردند و تصمیم گرفتند با درس گرفتن از تجربیات دیگر کشورها رشد خودشان را تسریع سازند.

مدیر عامل شرکت تویوتا، کیشیرو تویودا، که آن زمان یک کارخانه ریسندگی بود و با اعتبار کنونی‌اش هم فرسنگ‌ها فاصله داشت، به آمریکا رفت و با سیستم مدیریتی هنری فورد آشنا شد. کارخانه فورد تحت تاثیر نظریات هنری فورد توانسته بود با تقسیم کار بین نیروهایش تولید را سیستماتیک و سریع‌تر کند و با حداقل هزینه، بیشترین میزان تولید را ارائه کند. شرکت تویوتا بعد از سال‌ها بالاخره تصمیم به تولید خودرو گرفت و کیشیرو تویودا نیز تحت تاثیر نظریات هنری فورد سیستم مدیریت خاص خود را با نام مدیریت ناب یا Lean بنیان نهاد.

جالب اینجاست که بعدها خود آمریکایی‌ها بارها برای آشنایی با مدیریت ژاپنی لین به این کشور رفتند تا با این سیستم مدیریتی آشنا شوند. در حال حاضر، سیستم مدیریت ژاپنی ناب در بسیاری از دانشگاه‌ها و مدارس کسب و کار تدریس می‌شود. در ادامه، به سه بخش مهم از این سیستم اشاره می‌کنیم.

5 اس، عامل ایجاد نظم در سیستم مدیریت ژاپنی

5 کلمه که در انگلیسی با حرف  S شروع می‌شوند، بخش اساسی سیستم مدیریت ژاپنی لین را شکل داده‌اند و اگر شما به عنوان مدیر یک کسب و کار قصد دارید که خیلی جدی و سیستماتیک برای رشد و پیشرفت تلاش کنید، حتما باید این 5 اس را در سازمان خودتان اعمال کنید.

این 5 اس شامل موارد زیر می‌شوند:

Sort : فقط ابزار و وسایلی در محیط کار شما باشند که به آن‌ها نیاز دارید. اگر پشت میز کار می‌کنید، فقط وسایلی را روی میزتان بگذارید که به آن‌ها نیاز دارید. در غیر این صورت، آن‌ها را حدف کنید و کنار بگذارید.

 Set in Order: تمام این وسایل و ابزار را مرتب بچین و لیبل بزن. همه چیز باید مشخص، منظم و سرجای خودش قرار داشته باشد.

 Shine: درخشش، یکی از ویژگی‌های مهم ابزار و وسایل کارتان باید باشد. به صورت منظم آن ابزار را تمیز کنید و برق بیندازید. این را به یک عادت جدی تبدیل کنید و همیشه و در بازه‌های مشخصی انجامش دهید. اگر کتاب‌های داخل قفسه داخل اتاق‌تان رویشان خاک نشسته، یعنی باید خیلی جدی به مساله 5 اس توجه داشته باشید.

 Standardize: برای کارهایی که تا اینجا برشمردیم، یک استاندارد مشخص طراحی کنید. برای نظم بخشیدن به وسایل و ابزار، برای چیدن مرتب و منظم آن‌ها و برای تمیز کردن‌شان یک برنامه روتین هفتگی یا حتی روزانه داشته باشید.

 Sustain: و در نهایت، اگر این کارها را همیشگی نکنید، هیچ فایده‌ای نخواهد داشت. باید 5 اس را به عادت همیشگی و طولانی مدت خودتان و پرسنل‌تان بدل کنید. همانطور که گفتیم، در سیستم مدیریت ژاپنی لین داشتن پشتکار اهمیت فراوانی دارد.

مساله ضایعات در سیستم مدیریت ژاپنی  Lean

مورد دیگری که در سیستم مدیریت ژاپنی ناب اهمیت زیادی دارد، این است که از ضایعات و یا همان  Waste جلوگیری کنید. البته ضایعات صرفا به معنای خرده نان‌هایی که از اضافه ناهار باقی می‌مانند یا کاغذهایی که روزانه از امور اداری باقی می‌مانند نیست. 8 نوع ضایعات در سیستم مدیریت ژاپنی لین برشمرده‌اند که باید این موارد را در سازمان‌تان ردیابی کنید و برای کاهش آن‌ها هر کاری که لازم است انجام بدهید.

1. انتقال: اگر مکان قرارگیری پرسنل و مواد اولیه جایی باشد که دائما باید مواد اولیه به آن‌ها رسانده شوند، این اولین ضایعه کسب و کار شماست.

2. حرکت: نباید پرسنل سازمان شما دائما در حال جست‌وجوی بی هدف و گشتن به دنبال چیزهایی باشند که مصداق اتلاف وقت به حساب می‌آیند. سرگیجه گرفتن کارمندان شما در اداره، یک نوع دیگر از ضایعات سازمانی شماست.

3. انتظار: زمانی که صرف می‌شود و در آن زمان تولیدی صورت نمی‌گیرد، یک  Waste دیگر است.

4. تولید زیاد: بعضی از مدیران برای اینکه کارگران‌شان بیکار نمانند، به تولید کردن ادامه می‌دهند؛ حتی اگر فعلا کالایی را هم نفروشند. در این صورت، آنها در حال به وجود آوردن ضایعات هستند. توجه کنید که فرایند تولید و فروش شما باید منظم و به موازات هم انجام شوند تا بتوانید از مشتریان فیدبک بگیرید و روند تولید خود را اصلاح کنید. در صورت داشتن تولید بیش از حد، این مزیت را از سازمان خود گرفته‌اید.

5. بیش از حد به محصولات ویژگی و قابلیت اضافه کردن: مثلا، در شرکت‌هایی که نرم افزار تولید می‌کنند زیاد دیده می‌شود که در نرم افزاری که تولید می‌کنند تعداد زیادی قابلیت و ویژگی اضافه می‌کنند؛ در حالیکه برخی از آن موارد به کار مشتریان نمی‌آیند و فقط باعث بالاتر رفتن قیمت محصولات می‌شوند. بنابراین، باید بدانید که مشتری شما دقیقا به چه چیزی نیاز دارد و همان چیز را در محصول خود قرار بدهید.

6. انبارداری: یکی از چیزهایی که جایی در مدیریت ژاپنی لین ندارد، انبارداری است. برای رسیدن به این نوع از سیستم مدیریتی، لازم است که سیستم تولیدی  JIT یا همان   Just in Time را در سازمان‌تان رعایت کنید. بدین معنا که هر چیزی را که می‌خواهید تولید کنید برایش ماده اولیه بخرید و بعد ا زمدتی که متوجه شدید مواد اولیه در حال اتمام است، مجددا آن را بخرید. خرید مقدار زیادی مواد اولیه و نگهداری‌اش در انبار، تولید محصولات با آن و نگهداری محصولات تولید شده داخل انبار؛ جزو ضایعاتی است که در سیستم مدیریت ژاپنی ناب باید آن را حذف کنید.

7. استفاده نکردن از استعدادهای پرسنل: اگر استعداد و توانایی هر یک از کارمندان را درنظر نگیرید، فضایی را برای رشد آن‌ها ایجاد نکنید و باعث نشوید که آن‌ها برای کمک به سازمان‌تان فکرشان را به کار بیندازند؛ باعث به وجود آمدن شکل دیگری از ضایعات شده‌اید. برای مثال، می‌توانید هربار که یکی از پرسنل به اتاق شما آمد تا مشکلی را در بخش خودش گزارش کند، از او بخواهید که ابتدا مشکل را روی کاغذ بنویسد و سپس سه تا راه حل برای آن مشکل بنویسد. بعد از این کار، گزارش را از او قبول کنید. این کار، فرهنگ تفکر سیستماتیک و تفکر انتقادی را در میان کارمندان‌تان رایج می‌سازد.

8. طوری در سازمان خودتان سیستم سازی کنید که مشتریان بتوانند به راحتی در آنجا بچرخند و تجربه خوبی را از حضور در سازمان تان بدست آورند. در غیر این صورت، باعث ایجاد ضایعات دیگری برای مشتریان‌تان شده‌اید.

بیشتر بدانید: استفاده از نرم افزار  CRMبرای رشد سرمایه انسانی با رویکرد  ERM

سیستم کان بان Kan Ban در مدیریت  Lean

این مورد که در سیستم مدیریت ژاپنی ناب جایگاه مهمی دارد، یکی ازتجربیاتی بود که کیشیرو تویودا در آمریکا دید و از آن الهام گرفت. او دید که مردم وقتی وارد فروشگاهی می‌شوند، تمام محصولات را داخل قفسه‌ها مشاهده می‌کنند و هر چیزی را که بخواهند به راحتی برداشته و تهیه می‌کنند. او تصمیم گرفت که تمام فرایند تولید سازمانی‌اش به همین شکل در معرض دید قرار داشته باشد.

اگر با ابزارهای مدیریت پروژه کار کرده باشید، حتما با سیستم تقسیم بندی مراحل انجام پروژه‌ها آشنایی دارید که این گونه تقسیم می‌شوند:

1. وظیفه کاری (Task)
2. باید انجام شود (to do)
3. در حال انجام (Doing)
4. در حال تست شدن (Testing)
5. انجام شده (Done)

اینطوری شما به عنوان مدیر کسب و کار و دیگران به عنوان کسی که مشغول انجام کارهای یک پروژه هستند، می‌توانید دائما مراحل انجام کارها را ردیابی کنید تا بدانید هر پروژه‌ای در چه مرحله‌ای قرار دارد و چه کارهایی باید برای تکمیلش انجام دهید.