سیستم ERP چیست و چرا استفاده می شود؟

سیستم ERP چیست و به چه درد کسب و کار من می میخورد؟ این سوالی است که بسیاری از افراد و مراجعان از ما می پرسند و امروز می خواهیم به این سوال پاسخ دهیم.

سیستم ERP مخفف Enterprise Resource Planning است که به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی می باشد و به نرم افزاری اشاره دارد که برای مدیریت تمامی فرایند ها نظیر زنجیره تامین، تولید و ساخت، خدمات، مالی و دیگر امور تجاری یک کسب و کار استفاده می شود.

این سیستم همچنین می تواند برای اتوماسیون و ساده سازی فعالیت های دیگر یک کسب و کار نظیر حسابداری و خرید و فروش، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت ریسک نیز مورد استفاده قرار بگیرد.

نرم افزار های ERP خصوصی و فردی می توانند خدمات SaaS یا نرم افزار به عنوان یک سرویس را به شما ارائه کنند، در حالی که نسخه های پیشرفته ی آن را می توان برای ارتباطات موثر و گرد هم آوردن فعالیت های کاری و راه انداختن یک جریان اطلاعات میان نرم افزار ها، که توسط یک دیتابیس (database) مشترک انجام می شود استفاده کرد.

ERP ها می توانند تمامی جهات یک کسب و کار را به یکدیگر متصل کنند. آنها به شما این به شما در عملکرد بهتر، مدیریت پروژه که برای برنامه ریزی ها مفید است، مدیریت بودجه، پیش بینی و گزارش دهی دقیق از سلامت امور مالی و فرایند های آن کمک می کنند.

سیستم ERP چطور کار می کند؟

هدف اصلی ERP افزایش و بهبود عملکرد های سازمانی یک کسب و کار با استفاده از مدیریت و بهبود استفاده از منابع است. بهبود و یا کاهش تعداد منابع مصرفی، بدون کاهش کیفیت و عملکرد یک کسب و کار، کلید های اصلی پیشرفت و گسترش یک کسب و کار و سود دهی آن است.

نرم افزار های مدیریت منابع سازمانی عملا تمامی جهات یک کسب و کار را تحت پوشش می گیرند و قابلیت های زیر را ارائه می دهند:

• سیستم یکپارچه
• دیتابیس مشترک
• عملکرد لحظه ای
• پشتیبانی از تمامی نرم افزار ها
• رابط کاربری مشترک در سراسر نرم افزار
• پشتیبانی از نسخه های فیزیکی، ابری و SaaS

 سیستم ERP این قابلیت را دارد تا معیار های مختلف را در میان بخش های مختلف یک کسب و کار جمع آوری کند و گزارشات مختلفی را بر اساس این معیار ها و نقش و اولویت های هر فرد ارائه کند.

این اطلاعات جمع شده، یافته ها و گزارشات دیتا ها را سریع تر پیش برده و یک دید کلی نسبت به عملکرد های کسب و کار، با استفاده از یک درک کامل مربوط به استفاده از منابع را در اختیار شما قرار می دهد.

ای آر پی، اتوماسیون و گزارش دهی را با کاهش نیاز به نگه داری از دیتابیس های مختلف، که باید به صورت دستی به گزارشات تبدیل می شدند را ساده تر و دقیق تر کرده است. این اطلاعات و گزارشات جمع آوری و ترکیب شده می تواند دیدگاه های با ارزشی  مانند اینکه چه زمانی وقت کاهش هزینه ها و ساده سازی امور است را به شما بدهد تا در تصمیم گیری های خود بهتر عمل کنید.

انواع سیستم های ERP

برنامه ریزی منابع سازمانی به عنوان یک نرم افزار سازمانی شناخته می شود. این نرم افزار ها طراحی می شوند تا نیاز های یک سازمان را برطرف کرده و عملکرد آن را بهبود ببخشد.

امروزه سیستم های ERP زیادی طراحی شده اند که از نظر سایز، عملکرد و نیاز های کسب و کار ها تفاوت زیادی با یکدیگر دارند. هر سیستم ای آر پی  معمولا برای پشتیبانی از امور تجاری و برطرف کردن نیاز های سازمانی یک کسب و کار طراحی می شود.

ERP برای کسب و کار های کوچک و بزرگ

در گذشته کلمه ی «ERP کسب و کار های بزرگ» برای سازمان های بزرگی بود که معمولا از این سیستم ها استفاده می کردند و حجم زیادی از منابع را به بخش آی تی، و پشتیبانی از تجزیه و تحلیل، شخصی سازی و ارتقا و گسترش نرم افزار های خود اختصاص می دادند.

کلمه ی «ERP کسب و کار های کوچک» یا SME نیز همچنین به نرم افزار های ERP اشاره می کرد که وظیفه داشت تا نیاز های به خصوص یک کسب و کار کوچک تا متوسط برطرف نماید.

امروزه این کلمه ها و عبارات کمتر استفاده می شوند، چون فاکتور مهم در استفاده از این سامانه ها نه اندازه کسب و کار ها، بلکه کاربرد ها و ویژگی های ERP است و اینکه ببینیم آیا این سیستم ها می توانند نیاز های آینده ی یک کسب و کار را صرف نظر از سایز و اندازه آن برطرف کنند یا خیر.

نکته ی مهم در بکارگیری این سیستم ها این است که سازمان ها امروزه به دنبال استفاده از ای آر پی هایی هستند که نیاز به هزینه های سنگین شخصی سازی را نداشته باشد و انطباق پذیری با سرعت بالای تغییر در کسب و کار ها، پرداختن به تکنولوژی های آینده و در نهایت برطرف کردن نیاز های شناخته شده ی فعلی  نیاز های آینده را داشته باشد.

تفاوت انواع این نرم افزار ها معمولا در زمینه قابلیت ها و گزینه های گسترش عملکرد ها و ویژگی های آن است. به این ترتیب نسخه های مختلف آن شامل ERP های ابری، فیزیکی و هیبریدی (ترکیب سیستم های ابری و فیزیکی) می شود که در ادامه به این سه می پردازیم:

• نرم افزار ERP فیزیکی در محل نصب می شود و در یک دفتر فیزیکی واقع در شرکت نگه داشته می شود. این سیستم ها برای کنترل، پشتیبانی و نگهداری کامل در کامپیوتر ها و سرور های خود شرکت میزبانی می شوند.
• نرم افزار ERP ابری یک سیستم بر پایه وب است و به عنوان SaaS (یا نرم افزار به عنوان یک سرویس( نیز شناخته می شود که در آن شرکت ها می توانند با استفاده از هر دستگاهی که به اینترنت وصل می شود اطلاعات را ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشند. پشتیبانی دائمی، بروز رسانی ها، آموزش و شخصی سازی های انعطاف پذیر توسط ارائه دهنده ی نرم افزار در اختیار شما قرار می گیرد.
• ERP هیبریدی به نرم افزار هایی اشاره دارند که ترکیبی از سیستم های ابری و فیزیک می باشند. خدمات میزبانی (hosting) و گسترش آنها بسته به سازنده ی نرم افزار دارد. این مدل ها می توانند به کاربران اجازه دهند تا از سیستم های ابری به فیزیکی و برعکس رفته و از ویژگی های هردوی آنها استفاده کنند.

ویژگی های سیستم ERP

یکی از نقاط قوت این نرم افزار ها این است که آنها دارای طیف وسیعی از ویژگی ها هستند. با این حال، برخی از این ابزار ها تنها در قالب نرم افزار (یعنی نسخه فیزیکی) آن موجود است، و برخی دیگر در تمامی ورژن ها دیده می شود.

برخی از این ویژگی ها موارد زیر را شامل می شوند:

حسابداری

ماژول یا قابلیت حسابداری می تواند به شما کمک کند تا زمانی را که حسابدار های شما برای انجام وظایف پیچیده مانند وارد کردن رسید های اطلاعات درباره گزارشات هزینه ها به صورت دستی صرف می کنند را کاهش دهند. همچنین با استفاده از یک سیستم حسابداری اتوماتیک و یکپارچه شما می توانید کار های دیگری نظیر مانند فرستادن فاکتور ها به مشتریان را نیز به صورت خودکار انجام دهید.

منابع انسانی

ماژول منابع انسانی می تواند به شما در رسیدگی به امور استخدام، مرخصی های کارمندان و ارائه تشویقی ها و قدردانی از آنها کمک کند.

 یکی از مثال هایی که این ابزار می تواند با دیگر ماژول ها همکاری کند این است که شما می توانید به صورت اتوماتیک و با کمک ماژول حسابداری به کارمندان خود که در پایان سال فرصت های مرخصی خود را حفظ کرده اند پاداش بدهید.

تولید

سیستم ERP می تواند برای شرکت های تولیدی و توزیعی بسیار مفید باشد. این ابزار به اصطلاح چند وجهی هستند و می توانند در ساده سازی بسیاری از کار های مربوط به فرایند تولید کمک کنند. به عنوان مثال، ابزاری از این قسمت می تواند به شما در تشخیص نقطه مرتب سازی مواد مورد نیاز برای تولید محصولات کمک کند.

مدیریت ارتباط با مشتریان

سیستم های CRM می توانند مزایای بسیاری برای کسب و کار ها داشته باشند که جهت آگاهی از این مزایا می توانید به این لینک مراجعه کنید. این نرم افزار ها برای بهبود روابط کسب و کار شما با مشتریان بسیار عالی هستند و می توانند این اطمینان را برای شما ایجاد کنند که مشتریان تجربه ای بی نقص را برای شما به وجود می آورند.

این نرم افزار های قدرتمند می توانند تاریخچه ی خرید مشتریان، و همچنین اطلاعات مربوط به گشت و گذار آنها و بازدید از محصولات را تجزیه و تحلیل کرده و با توجه به این اطلاعات تبلیغات هدفمندی را به آنها ارسال کنند و محصولاتی که ممکن است خریداری کنند را به آنها معرفی کند.

مدیریت انبار

مدیریت انبار یکی از قابلیت هایی است که توسط بسیاری از مشتریان سفارش داده می شود و طرفداران بسیاری دارد. این ماژول می تواند پیش بینی کند که چه زمانی محصولی که در انبار قرار دارد تمام می شود، و همچنین می تواند به صورت اتوماتیک با استفاده از این پیش بینی ها این محصولات را سفارش دهد.

این ویژگی همچنین می تواند با استفاده از تجزیه و تحلیل عادت های خرید مشتری به شما پیشنهاد دهد که کدام محصولات و آیتم ها را در کنار یکدیگر قرار بدهید، تا به این ترتیب فرایند های توزیع نیز ساده تر انجام شود.

چطور یک سیستم ERP انتخاب کنیم؟

هنگامی که قصد انتخاب یک سیستم مدیریت منابع سازمانی را دارید، فاکتور هایی وجود دارد که باید به آنها توجه داشته باشید. آیا این سیستم:

• نیاز های سیستمی شما را برطرف می کند؟
• با اهداف کسب و کار شما همخوانی دارد؟
• با سیستم های فعلی شما همخوانی دارد؟
• آموزش و پشتیبانی کامل از شما صورت می گیرد؟
• آیا مشتریان و افراد دیگری آن را پیشنهاد می کنند و از آن راضی هستند؟

هنگامی که تصمیم گرفتید که یک سیستم ERP می تواند برای شما و کسب و کارتان مفید واقع شود، بررسی دوباره ی ویژگی ها و کاربرد های این سیستم می تواند برای شما مفید باشد تا بهترین تصمیم را برای کسب و کارتان بگیرید.

داشتن یک دید باز و کامل از کاری که می خواهید انجام دهید می تواند جلوی ضرر های احتمالی در آینده را گرفته و از طرف دیگر منافع زیادی را از این سیستم از آن شما کند.

در نهایت از شما عزیزان بابت مطالعه ی این مقاله متشکریم و امیدواریم که در گرفتن این تصمیم مهم که ممکن است هزینه های زیادی را برای شما به همراه داشته باشد، به شما کمک کرده باشیم.