مهم ترین اصول مدیریت موفق

به قول استیو جابز: « آسودگی می‌تواند دشوارتر از سختی‌ها باشد. ما برای رسیدن به آسودگی، باید سخت تلاش کنیم تا ذهن خود را پاک‌سازی کنیم.» مدیران حرفه‌ای، کسانی هستند که مسیری پر پیچ و خم و بسیار سخت را طی کرده‌اند. بسیاری از آن‌ها از کارمندی کارشان را آغاز کرده‌اند و اتفاقا هرقدر که یک فرد مسیر کاری‌اش را از کارمندی ساده شروع کند، قابلیت بیشتری به دست می‌آورد تا با تمام وجودش درک کند که اصول مدیریت چیست و چطوری می‌تواند این اصول را به کار ببندد.

وقتی کسی مانند استیو جابز می‌گوید برای رسیدن به آسایش باید سختی‌هایی را از سر بگذرانیم، به خوبی مشخص می‌شود که چنین شخصی چه روزها و شب‌های دشواری را پشت سر گذاشته تا مدیریت را یاد بگیرد. در ادامه همراه سنا باشید تا با هم بررسی کنیم که اصول مدیریت حرفه‌ای چیست.

  بیشتر بدانید: مدیران منعطف و مدیران خشک

اصل اول: عملکرد و وظایف مدیریت

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که کار آن‌ها صرفا نظارت کردن بر روی کار افراد و کارمندان خود است اما؛ این یک تفکر باطل به حساب می‌آید! در ساده‌ترین حالت، مدیریت یک سرفصل است که شامل پنج زیر مجموعه یا وظیفه اصلی است: برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام افراد، رهبری و کنترل کردن. اصول اولیه مدیریت ذیل همین وظایف تعریف می‌شود و برای اینکه مشخص کنیم اصول مدیریت چیست باید بدانیم که وظایف مدیر چیست؟ در واقع، اولین اصل از مدیریت این است که وظایف یک مدیر را درک کنیم. وظایف پنج‌گانه زیر اولین اصل از مدیریت را تشکیل می‌دهند:

1. برنامه‌ریزی: هنگامی‌که به ایفای نقش مدیر یک مجموعه فکر می‌کنید، سعی کنید آن را یک روند مهم برای انتخاب اهداف و عملکردهای مناسب ببینید و سپس تصمیم بگیرید که از چه استراتژی‌هایی باید استفاده کنید، چه اقداماتی را انجام دهید، و به چه منابعی برای رسیدن به آن اهداف نیاز دارید.
2. سازماندهی: این بخش شامل ایجاد یک رابطه مفید میان کارکنان و مدیران است که به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا برای رسیدن به اهداف شرکت در کنار یکدیگر کار کنند.
3. رهبری: رهبری یک شرکت شامل ایجاد یک تصویر و دیدگاه روشن از اهداف و آینده، انرژی دادن به کارکنان، انگیزه بخشیدن به افرادی که از دیدگاه شما استفاده می‌کنند، اثر گذاشتن، و داشتن مهارت‌های ارتباطی موثر است.
4. استخدام: همان‌طور که از نامش پیداست، این بخش شامل بکارگیری و استفاده از افراد مناسب برای بخش‌ها و پست‌های مختلف است.
5. کنترل کردن: در این مرحله شما میزان نزدیک شدن به اهداف و پیشرفت عملکردهای خود را بررسی کنید.

اصل دوم: انواع و نقش های مدیران در یک سازمان

برای اینکه بگوییم دومین اصل از اصول مدیریت چیست، ناگزیریم که نقش‌های مدیران را در هر سطحی که هستند مشخص کنیم. ساختار و استراتژی سازمانی یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت یک کسب و کار برای پیشبرد آن به سوی اهداف است و هر شرکتی برای خود یک استراتژی مشخص دارد.

جدا از عنوان‌های سازمانی، این مجموعه‌ها معمولا دارای سه نوع مدیر هستند که شامل مدیر اجرایی، مدیر میانی و مدیر ارشد است.

در صدر تیم مدیریت، مدیر عامل یا CEO قرار دارد که وظیفه نظارت بر روی این تیم را بر عهده دارد. برای درک بهتر این ساختار، یک هرم را تصور کنید که هرچه به سوی نوک آن می‌رویم، مدیر‌های کم‌تری داریم. تمامی این افراد دارای وظایف مشخصی هستند. همه مدیران در این مدل نقش مهمی را بر عهده دارند.

هِنری مینتبرگ (Henry Mintzberg) یک پژوهشگر مدیریتی است که سال‌ها در این زمینه تحقیق کرد و توانست هزاران کاری که بر عهده مدیران بود را به 10 نقش اصلی کاهش دهد و نام این مدل مدیریتی را CPM  گذاشت. بر اساس مدل او، سه نقش اصلی وجود دارند که تمامی مدیران باید آن‌ها را ایفا کنند که شامل نقش‌های تصمیم‌گیرانه، میان فردی و اطلاعاتی می‌باشند.

در نقش تصمیم‌گیرانه مدیران می‌توانند به عنوان یک کارآفرین، اختصاص‌دهنده منابع و یا حتی یک مذاکره‌کننده عمل کنند. در نقش درون‌فردی، مدیران می‌توانند به عنوان یک رهبر، رئیس و یا رابط امور خود را پیش ببرند. در نهایت، در نقش اطلاعاتی، آن‌ها بر روی عملکرد افراد نظارت می‌کنند، به عنوان نماینده افراد صحبت می‌کنند و اطلاعات مختلف را با افراد تیم به اشتراک می‌گذارند.

پس این را نیز می‌توان جزو اصول اولیه مدیریت درنظر گرفت که شما چه مدیر عامل باشید و چه مدیر میانی و ارشد، در هر صورت باید این نقش‌های مدیریتی را به خوبی بشناسید و تصمیم بگیرید که در جایگاهی که هستید چه نقشی برای شما مناسب‌تر است. طبیعتا وظایف شما زمانی مشخص می‌شود که بدانید چه نقشی را قرار است به عنوان مدیر ایفا کنید. با درک کامل نقش‌های مدیریتی، به خوبی مشخص می‌شود که دومین اصل از اصول مدیریت چیست و چه مفهومی دارد.

اصل سوم: مدیریت موثر منابع

یکی دیگر از اصول اساسی مدیریت، مدیریت منابع است. دکتر رِی پاورز (Dr. Ray Powers) عضو هیئت رئیسه مدرسه کسب و کار و تکنولوژی Forbes اعتقاد دارد که این بخش، مهم‌ترین قسمت مدیریت کسب و کار است.

او برای توضیح اینکه سومین اصل از اصول مدیریت چیست، چنین می‌گوید: "من منابع یک شرکت را افراد، زمان، پول و دارایی آن می‌دانم و همه ما می‌دانیم که تعریف اولیه یک پروژه و یا هر کار دیگری که می‌خواهیم انجام دهیم داشتن یک هدف، زمان شروع و زمان پایان است." مدیران موفق برای امور و روندهای کاری خود برنامه ریزی می‌کنند و در این امر فعالانه درباره اینکه چه کاری باید انجام شود، ترتیب انجام کارها و همچنین، درباره اینکه چه منابعی برای به موفقیت رساندن برنامه خود لازم است، تصمیم گیری می‌کنند.

اصل چهارم: کسب و کار را بشناسید

یکی از مسائلی که درباره مدیریت وجود دارد و بسیاری آن را باور دارند این است که یک مدیر با کیفیت باید بتواند تقریبا هر نوع کسب و کاری را مدیریت کند. اما نمی‌توان گفت که این باور کاملا صحیح است. درست است که اکثر مدیران دیدگاه کلی‌گرایانه دارند و از جزئی‌گرایی دوری می‌کنند، اما بسیاری از مدیران موفق کار خود را در نقش یک فرد جزئی‌گرا شروع کرده‌اند. آنچه اکثر مدیران موفق در هنگام هدایت و رهبری گروه‌ها، بخش‌ها و شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند هم یک دانش مناسب از دنیای کسب و کار (که شامل تجربه آنهاست)، و هم یک دانش کلی از اصول مدیریت است.

پس حالا که می‌خواهیم توضیح دهیم چهارمین اصل از اصول مدیریت چیست، باید بگوییم که ترکیبی از تمام اصل‌های قبلی به اضافه یک اصل تازه‌تر است. یعنی چه؟ یعنی سه اصل قبلی را اگر به‌عنوان مهم‌ترین اصول مدیریت درنظر بگیرید، پس یک مدیر حتما باید آن‌ها را بداند. اما دانش یک مدیر فقط نباید محدود به این شود که بداند اصول مدیریت چیست! بلکه او باید بازار کارش، محصولی که تولید می‌کنند، مشتریان هدفش و پرسنل آن کسب و کار را هم بشناسد. بنابراین، وقتی این دانش نسبت به کسب و کار را با اصول اولیه مدیریت که در 3 اصل قبلی ذکر شدند جمع کنیم، اصل چهارم تولید می‌شود.

افرادی که به دنبال مدیریت هستند، اول از همه باید ویژگی‌های کسب و کار را فرا بگیرند و بخش‌های مختلف آن را یک به یک کشف کنند تا در نهایت به یک تصویر کلی دست پیدا کنند. پس از طی کردن این مرحله، مدیران موفق بر روی تصویر کلی خود سرمایه‌گذاری می‌کنند تا بتوانند عملکرد خود را افزایش دهند و به سوی اهداف خود حرکت کنند.

اصل پنجم: انگیزه، انگیزه و انگیزه!

حالا نوبت به آخرین اصل رسیده تا بالاخره پاسخ اصول مدیریت چیست را تکمیل کنیم. این مورد بیشتر از آنکه به اصول علمی قبلی شبیه باشد، به مهارت‌های رهبری نزدیک است. اینکه تفاوت مدیریت و رهبری چیست، موضوع مقاله ما نیست اما چیزی که می‌توان پذیرفت این است که انگیزه بخشی جزو وظایف مدیر و رهبر است.

توجه داشته باشید که شما به عنوان مدیر یک کسب و کار، مدیر تمام پرسنل آنجا هستید. در آن کسب و کار هم افراد پرانگیزه و پرانرژی هستند که حتی ممکن است برای خود شما نیز منبع انرژی و انگیزه باشند و هم افرادی وجود دارند که از بی انگیزگی مفرط رنج می‌برند و فقط برای گرفتن حقوق سر ماه برای شما کار می‌کنند.

شاید ساده‌ترین راه، اخراج آن‌ها و آوردن نیروی جایگزین باشد. اما اولا که انجام این کار هزینه‌های زیادی را روی دست سازمان می‌گذارد و دوما، چه تضمینی هست فرد بعدی با او فرق داشته باشد؟ این را باید بپذیرید که همه آدم‌ها مثل هم نیستند و شما باید همه را با تمام تفاوت‌هایی که دارند مدیریت کنید. همان فرد بی انگیزه هم توانایی‌ها و پتانسیل‌هایی دارد که اگر شکوفا شوند، باعث می‌شوند آن فرد به یک پرسنل مهم و مهره‌ای حیاتی برای کسب و کارتان بدل شود. پس به جای نگاه حذفی داشتن نسبت به افراد بی انگیزه، باید نگاهی جامع و علمی داشته باشید و دو کار را انجام دهید:

1. منشا بی انگیزه بودن او را پیدا کنید.
2. عامل انگیزه بخشی او را کشف کنید.

منشا بی انگیزه شدن او ممکن است وظایف شغلی فرسایشی‌اش باشد. اگر یک نویسنده محتوا است که سال‌ها مشغول نوشتن مطالبی تکراری است، شاید واقعا حق داشته باشد که انگیزه خود را از دست بدهد.

اگر مسئول بایگانی است و صبح تا شب فقط با تعدادی پرونده و کاغذ و مهر و امضا سر و کار دارد، می‌تواند مستعد افسردگی هم باشد. البته شخصیت‌هایی هستند که اساسا به همین کارها علاقه دارند و شاید افرادی که در این پست‌ها داخل سازمان شما کار می‌کنند شخصیت مناسب این شغل را ندارند.

در این حالت، با یک تغییر کوچک می‌توانید انگیزه زیادی را به پرسنل خود تزریق کنید. اما اگر دلیل بی انگیزه بودن او شخصی یا خانوادگی باشد، نباید این را خارج از حیطه وظایف‌تان بدانید.

مدیران حرفه‌ای گاهی با پرسنل خود مانند یک برادر یا خواهر رفتار می‌کنند و اعتماد او را جلب می‌کنند تا سفره دلش را باز کند. در این صورت، با گوش کردن به درد دل‌های او، ارائه مشورت، معرفی کردن فردی که بتواند مشکل او را حل کند، دادن یک وام یا مساعده، دادن یک مرخصی چند روزه و .... می‌توانید روحیه او را تغییر دهید. همانطور که گفته شد، این از اصول اصول اولیه مدیریت، جزو مهارت‌ها و هنرهای رهبری است و شما باید با تکیه بر هوش و خلاقیت خود این اصل را پیش ببرید.

نتیجه‌گیری: مهم‌ترین اصول مدیریت چیست؟

آنچه خواندید، بخشی از اصول مدیریت موفق است که در میان اکثر صاحبان کسب و کارهای بزرگ به کار گرفته می‌شود. تلاش کردیم توضیح دهیم که مهم‌ترین اصول مدیریت چیست. به یاد داشته باشید که به عنوان یک مدیر، برای به دست آوردن رضایت شغلی بیشتر و موفقیت در کار خود، لازم است تا به تصورات، وظایف، استراتژی‌ها، رهبری، سیستم، ساختار و فرهنگ شرکت خود وفادار باشید. در تمامی امور خود با افراد منصفانه و صادقانه رفتار کنید و بهترین تلاش خود را برای رعایت اصول اخلاقی و ارزش‌های خود و سازمانی که آن را مدیریت می‌کنید، به کار بگیرید. به حرف‌ها و شعارهای خود عمل کنید و به یاد داشته باشید که افراد شما را نگاه می‌کنند تا ببینند که آیا به آنچه می‌گویید عمل می‌کنید یا خیر. بهترین‌ها را برای تیم، شرکت و مشتریان خود فراهم کنید. سعی کنید مدیر تاثیرگذاری باشید تا بهترین نتایج را به دست بیاورید و یک رابطه مفید و سازنده با تیم و مشتریان خود بسازید.