آدم‌ها هر کدام سبک زندگی خاص خود را دارند. مثلا، می‌توان سبک زندگی برخی را بر اساس اینکه چقدر خشک و بی انعطاف هستند یا چقدر انعطاف پذیر و آماده تغییرند دسته‌بندی کرد.

آرش سبک زندگی‌اش کاملا  در دسته اول قرار می‌گرفت. اگر یک آهنگی را در ماشین فلان دوستش می‌شنید و از آن خوشش می‌آمد، برای چند هفته فقط آن را گوش می‌کرد. دیگر هرقدر به او می‌گفتند آهنگ‌های بهتری هم هست، نمی‌توانست به سمت آهنگ جدیدتری برود؛ تا زمانیکه آن قبلی از نظرش بیفتد. کافی بود از یک مسیر خاص به سمت شرکتش رانندگی کند و به هر دلیلی از آن مسیر خوشش بیاید. در این صورت محال بود از روز بعد مسیر دیگری را برای رفتن به شرکتش انتخاب کند. حتی اگر مسیر مورد علاقه‌اش در آن ساعت ترافیک بسیار سنگینی داشت.

اما مشکل اصلی او از جایی نشات می‌گرفت که این سبک زندگی را ناخواسته وارد مدیریتش هم کرده بود. البته آرش مدیر قابل و باسوادی به حساب می‌آمد. پرکار و پرتلاش بود. سال‌ها بود که روزی 14 ساعت کار می‌کرد و این عادت را در روزهای تعطیل و ایام عید هم حفظ کرده بود. یک روز هم نمی‌توانست کار نکند. عادت کرده بود جزئیات را چندین و چند بار بررسی کند تا مبادا چیزی از دستش در برود. عاشق این بود که بر همه چیز تسلط و کنترل داشته باشد.

پیاده‌سازی سی آر ام در شرکت در نظر آرش یک تغییر بزرگ به حساب می‌آمد و او خودش را در مقابل چنین تغییراتی عملا ناتوان و ضعیف می‌دید.

آماده برای پیاده‌سازی نرم افزار  CRM

مثل هر رفتار دیگری، بی انعطافی آرش در مقابل تغییرات هم مزیت‌هایی داشت و هم معایبی! شرکتی که او تاسیس کرده بود بعد از گذشت 4 سال به یکی از بهترین‌ها در حوزه کاری طراحی نرم افزار بدل شده بود. تعداد مشتریان، تعداد پرسنل و میزان فروش نرم افزار در آنجا حسابی افزایش پیدا کرده بود. آرش هرقدر هم تلاش می‌کرد با پرکاری، دقت و تمرکز به خوبی از پس مدیریت بی نقص آنجا برآید، ولی باز هم مشکلی بوجود می‌آمد تا به آرش ثابت کند یک جای کار می‌لنگد.

البته او آدم بی اطلاعی نبود. به قدری کتاب‌های مدیریتی می‌خواند و دوره‌های آموزشی می‌گذراند که بداند جای خالی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزار CRM در شرکتش مشخص است. اما همان مشکل همیشگی در مورد سی آر ام هم بروز پیدا کرده بود. پیاده‌سازی سی آر ام در شرکت در نظر آرش یک تغییر بزرگ به حساب می‌آمد و او خودش را در مقابل چنین تغییراتی عملا ناتوان و ضعیف می‌دید.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که سنا داشت این بود که برای هر سه مرحله: قبل از فروش، مرحله فروش و مرحله خدمات پس از فروش ابزارهای بسیار مناسبی را در اختیار کسب و کارها می‌گذاشت.

شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار سی آر ام

همیشه افرادی که در مقابل یک تصمیم درست مقاومت می‌کنند، باز هم چاره‌ای جز پذیرش آن تصمیم ندارند و هرقدر زودتر با این مساله کنار بیایند، ضرر کم‌تری را خواهند پرداخت.

این مدیر جوان و باهوش هم از این قاعده مستثنی نبود. می‌دانست دیر یا زود مجبور خواهد شد که به سمت پیاده سازی نرم افزار سی آر ام برود. بنابراین، پس از مدتی مشاوره با افراد و مشاوران سی آر ام نهایتا از موضع خود کوتاه آمد و پذیرفت به خرید نرم افزار  CRM فکر کند.

به همین خاطر اولین گام در استفاده از نرم افزار سی آر ام را برداشت و یک شرکت ارائه دهنده سی آر ام را انتخاب کرد. آرش در بین تمامی شرکت‌های سی آر ام موجود، نهایتا به سراغ سی آر ام سنا آمد. چرا که متوجه شده بود نرم افزار CRM سنا کامل‌ترین و بروزترین نرم افزار در بین سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری است.

 یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که سنا داشت این بود که برای هر سه مرحله: قبل از فروش، مرحله فروش و مرحله خدمات پس از فروش ابزارهای بسیار مناسبی را در اختیار کسب و کارها می‌گذاشت. بنابراین، برای جایی مثل شرکت خودش که مشتریان زیادی داشت و در هر سه مرحله نیاز به یک ابزار کارآمد احساس می‌شد، سنا مناسب‌ترین انتخاب بود.

آموزش گام به گام CRM

سی آر ام سنا یک سی آر ام ایرانی و کاملا بومی به حساب می‌آید. در نتیجه، یادگیری آن برایش کار سختی نبود و محیط کاربری زیبا و جذابش هم موجب می‌شد باقی پرسنل شرکت در مقابل یادگیری سی آر ام مقاومت زیادی نشان ندهند.

و در نهایت: مراحل پیاده‌سازی CRM

اصلی‌ترین مرحله‌ای که آرش از همان ابتدا از آن ترس داشت، همین مرحله پیاده‌سازی سی آر ام بود. برای این کار باید ساختار مدیریتی شرکت را که اساسا اشتباه هم طراحی شده بود؛ تاحدودی تغییر می‌داد. طبق تصورات آرش این کار بسیار سخت و زمان‌بری بود. اما پس از کمی آشنایی با سی آر ام سنا فهمید که اصلی‌ترین بخش ماجرا، نصب و پیاده‌سازی سی آر ام نیست. این کارها در کم‌تر از 2 ساعت توسط نیروهای متخصص سنا انجام شد. مساله مهم برای آرش، جا انداختن یک فرهنگ جدید بود.

فرهنگی که طبق آن کارمندان باید یاد می‌گرفتند از روش‌های اصولی و پربازده برای بازگرداندن مشتری‌های شرکت استفاده کنند. فرهنگی که برای جذب مشتریان جدید اهمیت زیادی قائل بود اما، اولویت را در این می‌دانست که مشتریان فعلی شرکت باید از خدماتی که ارائه می‌شوند کاملا راضی باشند و بپذیرند که باز هم برای خرید محصول یا خدمات به آن شرکت بازگردند.

مراحل پیاده‌سازی سی آر ام در شرکت آن‌ها طی چند مرحله انجام شد. در این قسمت مراحل را بصورت خلاصه ذکر کرده‌ایم:

1. تشکیل یک تیم از متخصصین، کارشناسان و نمایندگان برای فراهم کردن مقدمات کار پیاده‌سازی سی آر ام
2. برنامه‌ریزی دقیق و جامع برای مدیریت کردن روند گذار و تحول در شرکت
3. در نظر گرفتن هزینه‌های مالی پیاده‌سازی CRM پیش‌بینی کردن ریسک‌های احتمالی
4. راه‌اندازی نرم افزار در سیستم اداری شرکت و انتقال داده‌ها به از روی کاغذها و پرونده‌ها به داخل این نرم افزار
5. آموزش دادن به پرسنل (برنامه‌ریزی برای آموزش، درنظر گرفتن هزینه‌های آموزشی، سیاست‌های تشویقی و انگیزشی برای کارمندان)
6. اجرای نرم افزار  CRM سنا و برنامه‌ریزی برای نظارت دائمی بر عملکرد آن
7. یکپارچه کردن نرم افزار سی آر ام با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای شرکت، از جمله: نرم افزار فروش، فروشگاه آنلاین وب سایت شرکت، نرم‌افزارهای حسابداری، اتوماسیون اداری و...
8. ارزیابی میزان موفقیت و کنترل شاخص‌های نشان‌دهنده مزایا و مشکلات سی آر ام در طول زمان
9. نظارت دائمی بر کیفیت داده‌های ورودی
10. نصب آپدیت‌های نرم افزار سی آر ام سنا که در بازه‌های زمانی مشخص عرضه می‌شوند.

جمع‌بندی: پیاده‌سازی سی آر ام به بهترین شکل

عبور از این مسیر ده‌گانه که برخی از آن‌ها برای همیشه و در طول زمان نیز ادامه خواهند داشت، آنچنان هم که آرش و حتی برخی پرسنل شرکت تصور می‌کردند دشوار نبود. مشاوران سی آر ام سنا در تمامی مراحل از آن‌ها پشتیبانی می‌کردند و با دادن اطلاعات مناسب و بروز کمک می‌کردند تا به موازات اجرای کارهای فنی و نرم‌افزاری، آن‌ها بتوانند برای ایجاد تحولات فرهنگی در شرکت‌شان هم اقدام کنند.

آدم‌ها هر کدام سبک زندگی خاص خود را دارند. سبک زندگی هر شخصی متاثر از ذهنیت و نوع نگاهی است که او به پدیده‌های اطرافش دارد. زمانی که ما بتوانیم پدیده‌ای را به صورت کامل بشناسیم و نسبت به ویژگی‌های مختلف آن اشراف بدست بیاوریم، راحت‌تر می‌توانیم خودمان را در برابرش منعطف کنیم. هیچ انسانی به صورت کلی در برابر تمام پدیده‌ها منعطف یا غیرمنعطف نیست. هر شخصی در برابر برخی پدیده‌ها انعطاف از خود نشان می‌دهد و گاهی نیز در مقابل بعضی پدیده‌ها بسیار خشک و بی منطق رفتار می‌کند. اما نکته‌ای که در این بین اهمیت دارد این است که هیچ شخصی با وفاداری نسبت به شرایط کنونی خودش و محیطش نتوانسته به موفقیت‌های بزرگ دست پیدا کند.