از جیمیل به عنوان CRM استفاده کنید

استفاده از جیمیل یک گزینه ی ایده آل برای مدیران و صاحبان کسب و کار های کوچک با بودجه ی محدودی است که اهداف کاری بلند پروازانه ای در سر دارند.

درست است که موفقیت در کسب و کار چالش های زیادی بر سر راه دارد. پول و هزینه های مختلف، چالش های کاری، مدیریت پرسنل و کارمندان و هزاران مشکل دیگر، اما یک مشکل دیگر که وجود دارد احساسی است که برخی اوقات به سراغ ما می آید و به ما می گوید:

اصلا معلومه چیکار دارم می کنم؟

ما مدیران کسب و کار ها گاها در میان انبوهی از ایمیل ها و تسک ها و کار های کوچک سردرگم می شویم و ناگهان متوجه می شویم که روش های قدیمی مان دیگر کارساز نیست.

ما در عصر اتوماسیون و تکنولوژی زندگی می کنیم. ساعت 10:30 صبح است و رقبای کاری شما با استفاده از سیستم سی آر ام خود تمام دیتا هایشان را سازماندهی کرده اند. آنها برنامه ی مشخصی برای کار خود دارند و برای پیشبرد برنامه ها دنباله روی کارمندان خود نیستند.

اگر راه اندازی یک سیستم CRM برای شما که مدیر یک کسب و کار کوچک هستید کار پیچیده ای به نظر می رسد، باید بدانید که اینطور نیست! در واقع شما می توانید اکانت جیمیل (Gmail) خود را به سرعت به یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تبدیل کنید.

ویژگی های اصلی یک سیستم CRM

بیاید از اول شروع کنیم. CRM مخفف Customer Relationship Management به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است. این سیستم بزرگ ترین و رو به رشد ترین نرم افزار در بازار کسب و کار ها می باشد. این یعنی افراد دائما درحال راه اندازی این سیستم هستند تا بتوانند بیش ترین منفعت را از مزایای آن برده و از رقبای خود پیشی بگیرند. برخی از این ویژگی ها شامل موارد زیر می باشند:

• ساماندهی و متمرکز سازی اطلاعات
• متمرکز سازی کانال های ارتباطی (ایمیل، تماس ها و رسانه های اجتماعی)
• مدیریت تیم ها و هم ترازی آنها
• گزارشات و تجزیه و تحلیل های خودکار
• اتوماسیون کار های روزمره
• یادآوری کارهای مختلف به صورت خودکار
• اتوماسیون بازاریابی
• مدیریت کار های کاربران و اجازه دسترسی به بخش های مختلف به اعضای تیم ها

اگرچه این ویژگی ها بسیار کارآمد هستند، اما برای یک کسب و کار کوچک که تازه شروع به فعالیت کرده است، بکار گیری این سیستم می تواند هزینه نسبتا زیادی به همراه داشته باشد. این کسب و کار ها به ابزار رایگانی نیاز دارند که بتواند حداقل برخی از این ویژگی ها را به آنها ارائه کند.

ما شما را درک می کنیم! بنا بر این می خواهیم به شما آموزش بدهیم که چطور حساب کاربری ایمیل گوگل (Gmail) خود را به سیستم تبدیل کنید که تا حدی به این سیستم شباهت داشته باشد.

استفاده از جیمیل به عنوان CRM

اگر درحال حاضر از جیمیل خود به عنوان یک ایمیل معمولی استفاده می کنید، چرا از ویژگی های کمتر شناخته شده (و در عین حال پر کاربرد) آن برای مدیریت اطلاعات، دسته بندی مشتریان، فرستادن ایمیل های بازاریابی، مدیریت تیم خود و به طور کلی ارتقای جریان کاری خود استفاده نکنید؟

اول از همه، بیایید به مرتب سازی اطلاعات بپردازیم.

چطور دیتا را در جیمیل مدیریت کنیم

هر چقدر سریع تر به مدیریت دیتا و اطلاعات کسب و کار کوچک خود بپردازید بهتر است. ساده ترین راه برای مدیریت مشتریان، سرنخ ها و همکاران خود استفاده از سرویس Google Contacts به عنوان سی آر ام می باشد.

گوگل کانتکت یک دفترچه ی آنلاین ساده است که با استفاده از آن شما می توانید مخاطبان جدید اضافه کنید، آنها را از سیستم خود وارد گوگل کنید (Import کنید)، آنها را از گوگل به سیستم خود وارد کنید (export کنید)، اطلاعات آنها را ویرایش کنید، به آنها ایمیل بزنید، در میان آنها جست و جو کنید، مخاطبان پاک شده را بازیابی کنید و به افراد تیم خود اجازه ی دسترسی به آنها را بدهید.

همانطور که انتظار می رود، مخاطبان در این سیستم دارای یک طراحی ساده و مرتب هستند که به کاربران اجازه ی دسترسی کامل را ضمن رابط کاربری آسان می دهند.

        Google Contacts، با استفاده از بخش های مختلفی که در دسترسی شما می گذارد به شما حس کارکردن با یک CRM را می دهد و کاربران می توانند تقریبا تمام اطلاعات ضروری را دم دست خود داشته باشند.

بخش یادداشت ها (Notes) به کارمندان شما این امکان را می دهد تا ارتباط با مشتریان را به شکل آسان تری پیش ببرند. این بخش مخصوص اضافه کردن اطلاعات اضافی درباره مشتری، مانند نوشتن خلق و خوی او، علایق و اطلاعات مختلف می باشد.

با زدن دکمه ی Show more یا نمایش بیش تر هنگام ایجاد یک مخاطب یا ویرایش آن، شما می توانید گزینه های بسیار زیاد دیگری را در اختیار داشته باشید تا اطلاعات دقیق تری با یک کاربر اختصاص بدهید.

استفاده از برچسب ها

برچسب ها (label های) جیمیل ویژگی دیگری هستند که به شما کمک می کنند احساس کارکردن با یک سیستم CRM را داشته باشید. این ویژگی به کاربران این امکان را می دهد تا سرنخ ها، مشتریان، همکاران و شرکای خود را بر اساس متغیرهای از پیش تعیین شده یا یکی که خودتان ایجاد می کنید تقسیم بندی کنند.

استفاده از این برچسب ها در جیمیل و گوگل کانتکت وجود دارد و این تقسیم بندی ها به کاربران این امکان را می دهد تا یک تجربه ی شخصی سازی شده برای مشتریان به وجود بیاورند.

• مخاطبان را اضافه/ویرایش کنید.
• روی قسمت برچسب را در کنار افزودن/ویرایش مخاطب کلیک کنید.
• از برچسب های آماده استفاده کنید یا خودتان یکی بسازید.
• برای پیدا کردن گروه ها روی آنها کلیک کنید، یا برچسبی که مد نظرتان است را جست و جو کنید.

شما همچنین می توانید بر روی ایمیل های خود نیز برچسب بزنید. با قرار دادن برچسبت روی ایمیل های مختلف، دسته بندی بخش inbox و پیدا کردن آنچه به دنبالش هستید آسان تر می شود.

اگر بخش های زیادی از کسب و کار شما توسط جیمیل مدیریت می شود، برچسب زدن روی ایمیل هایتان بر اساس مشتریانی که آنها را فرستاده اند می تواند دسترسی کامل تری به مشتریان و اطلاعات آنها داشته باشند.

• برای اینکار کافی است:
• جیمیل را باز کنید.
• ایمیلی که می خواهید روی آن برچسب بزنید را انتخاب کنید.
• بر روی آن راست کلیک کنید.
• گزینه ی برچسب «برچسب به عنوان» یا Label as را انتخاب کنید.
• یکی از برچسب ها را انتخاب کنید یا متن برچسب خود را بنویسید.
• بر روی ایجاد یا create new

استفاده از جیمیل در بازاریابی

بر خلاف آنچه بسیاری از افراد می گویند، بازاریابی ایمیلی یا ایمیل مارکتینگ (Email Marketing) هنوز هم یکی از روش های موفق بازاریابی است که منسوخ نشده و همچنان کار می کند و جواب می دهد.

هنگامی که کسب و کار شما گسترش پیدا می کند، اهمیت داشتن یک کانال ارزان قیمت و نامحدود که کار آن با آسان باشد را برای رسیدن به سرنخ های خود درک خواهید کرد.

درست است که جیمیل می تواند برخی از ویژگی های یک نرم افزار مدیریت کسب و کار را در اختیار ما قرار دهد، اما نباید فراموش کنیم که ماهیت اصلی این سیستم، یک صندوق پستی و ایمیل است، بنا بر این استفاده از آن برای فرستادن ایمیل های با حجم زیاد کار آسانی خواهد بود.

برای این کار تنها کاری که باید بکنید این است که:

• مثل حالت عادی که ایمیل می فرستید، بر روی دکمه ی Compose an email یا فرستادن ایمیل کلیک کنید.
• بر روی فیلد «به» یا To کلیک کنید.
• لیست نام افراد و مخاطبینی که می خواهید ایمیل را برای آنها ارسال کنید را بنویسید.
• می توانید از نام برچسب هایی که برای گروه های مختلف مشتریان انتخاب کرده اید نیز استفاده کنید.
• بر روی ارسال یا Send کلیک کنید.

همچنین از قابلیت های جالب جیمیل می توان به استفاده از قالب های آماده که می توانید آنها را برای متن های بازاریابی آماده ایجاد کنید اشاره کرد، تا نیازی به نوشتن پیام جدید در هر باری که می خواهید ایمیلی ارسال کنید نداشته باشید.

چطور از قالب ها استفاده کنیم؟

اخیرا شرکت گوگل تغییراتی در سیستم جیمیل به وجود آورده است، و برچسب های خود را وارد قسمت تنظیمات پیشرفته یا Advanced setting کرده است، که البته این کار تنها در برخی از کشور ها انجام شده است و شما ممکن است برچسب های خود را در جای قبلی پیدا کنید.

همانطور که گفتیم، سرویس ایمیل گوگل قابلیتی را برای افراد به وجود آورده است که با استفاده از آن، می توانند از قالب های متنی آماده، یا قالب هایی که از خودشان آنها را طراحی می کنند استفاده کنند تا نیازی به نگارش مجدد پیام ها در زمانی که قصد ارسال ایمیلی دارند نداشته باشند.

برای استفاده از این قالب ها لازم است تا موارد زیر را قدم به قدم دنبال کنید:

• وارد قسمت اینباکس (inbox) شود.
• بر روی علامت چرخ دنده ⚙️ کلیک کنید.
• بر روی گزینه ی «دیدن تمام تنظیمات» یا See all settings بزنید.
• قسمت یا تب پیشرفته یا Advance را پیدا کنید.
• گزینه ی قالب ها یا teplates ها را فعال کنید.
• در آخر فراموش نکنید که با کلیک بر روی قسمت ذخیره ی تغییرات یا Save Changes تنظیمات جدید را ذخیره کنید.

از اینجا به بعد به شما بستگی دارد که قالب خود را چطور آماده کنید که مناسب اهداف ایمیل و کمپین های بازاریابی شما باشد.

برای ذخیره ی تنظیمات و ایجاد قالب مورد نظر، کافی است برای استفاده از آنها این موارد را قدم به قدم انجام دهید:

• گزینه ی Compose یا نگارش ایمیل را باز کنید.
• ایمیلی که می خواهید از آن به عنوان قالب آماده استفاده کنید را بنویسید.
• روی سه نقطه ی پایین صفحه کلیک کنید.
• روی گزینه ی Templates کلیک کنید.
• بر روی گزینه Save draft as template بزنید.
• در آخر بر روی گزینه ی save as new template کلیک نمایید.

تمام! شما توانستید کمپین های ایمیلی خود را خودکار سازی یا اتوماسیون کنید. در آینده تمام کاری که باید برای استفاده از آن قالب های آماده انجام دهید این است که دوباره آن سه نقطه ی پایین را در صفحه ی Compose زده و از قالب مورد نظر خود برای به دست آوردن بهترین نتیجه استفاده کنید.

جیمیل برای همیشه جواب نمیدهد

درست است که می توانید از جیمیل به عنوان یک سی آر ام برای کسب و کار کوچک خود استفاده کنید، اما این راهکار برای همیشه جوابگوی نیاز های شما نخواهد بود. باید بدانید که سرویس گوگل کانتکت برای افزودن و اضافه کردن شماره ها دارای محدودیت است و شما نمی توانید بیش از 25 هزار مخاطب را وارد آن کنید.

همچنین سرویس جیمیل برای ارسال ایمیل ها دارای محدودیت 500 عدد ایمیل در روز است که وقتی کسب و کار شما رشد کند، این تعداد برای شما کافی نخواهد بود. صرف نظر تمام ویژگی هایی که جیمیل در اختیار شما قرار می دهد، باید بدانید که ماهیت اصلی این سرویس، سیستم CRM نیست. بنا بر این، شما به عنوان کاپیتان کسب و کارتان به یک قایق بزرگتر نیاز دارید!

پس چکار کنیم؟

از سنا کمک بگیرید

سنا یکی از معتبر ترین شرکت های ارائه دهنده ی سرویس ها و سیستم های CRM محلی و ابری است که توانسته با کمک مهندسین مجرب خود، تمامی نیاز هایی که کسب و کار های کوچک تا بزرگ نیاز دارند را برآورده نماید.

امنیت بسیار بالای این سیستم، اتوماسیون فروش، اتوماسیون بازاریابی، سیستم انبارداری و ده ها ویژگی مهم دیگر در این سیستم باعث شده تا به یک گزینه ی ایده آل برای هر کسب و کاری تبدیل شود.

شما عزیزان می توانید در صورت هرگونه مشکل یا سوال در خصوص این سیستم با مشاوران و متخصصان تیم آکادمی تخصصی سنا تماس گرفته و از خدمات مشاوره رایگان ما استفاده کنید.

در نهایت از شما دوستان عزیز بابت مطالعه ی این مقاله، و گذراندن وقت خود در کنار سنا متشکریم و امیدواریم این مقاله مورد پسند شما عزیزان واقع شده باشد.