با BPM یا مدیریت فرایند های تجاری آشنا شوید

مدیریت فرایند تجاری یکی از چالش های بزرگی است که اکثر کسب و کار ها با آن درگیر هستند. به طور معمول کسب و کار ها وقت و هزینه زیادی برای ساده سازی فرایند های کاری خود صرف نمی کنند و آن را جدی نمی گیرند، و دلیل آن هم این است که اهمیت این کار را درک نکرده و یا پیامد های اهمیت ندادن به این فرایند ها را نمی دانند. هدف این مقاله این است که به شما یک راهنمای جامع در خصوص مدیریت کردن این فرایند ها با استفاده از اتوماسیون بدهد.

مدیریت فرایند های تجاری چیست؟

مدیریت فرایند های تجاری (BPM) روشی است که یک شرکت با استفاده از آن فرایند های قابل پیش بینی که هسته ی اصلی کسب و کار را تشکیل می دهد را ساخته، آن را ویرایش و تجزیه و تحلیل می کند.

هر بخشی در یک کسب و کار وظیفه دارد تا اطلاعات یا مواد خامی را تحویل گرفته و آن را به چیز دیگری تبدیل کند، و هر بخش ممکن است ده ها فرایند اصلی یا بیشتر را مدیریت و کنترل نماید.

با استفاده از BPM، شرکت ها می توانند از بالا به امور نگاه کنند، و یک دید کلی و تکی به فرایند ها داشته باشند. مدیریت فرایند های تجاری، شرایط فعلی کسب و کار ها را بررسی می کند، و قسمت هایی که امکان پیشرفت و بهبود شرایط در آنها وجود دارد را شناسایی می کند تا به شما کمک کند یک سازمان مفید تر و با بازدهی بیش تر داشته باشید.

آیا BPM همان نرم افزار مدیریت وظایف است؟

  بی پی ام نه یک مدیریت وظایف است (که وظیفه ی رسیدگی به تک تک وظایف افراد را دارد)، و نه مدیریت پروژه است. نرم افزار های مدیریت وظایف (یا task manager ها) وظیفه ی مدیریت یا سازماندهی فعالیت هایی را دارد که از دل یک پروژه بیرون می آیند. این پروژه ها معمولا یک بار انجام می شوند و مانند برخی از پروژه ها دائما تکرار نمی شوند.

از سوی دیگر، BPM ها بیشتر بر روی فرایند های کاری تمرکز می کنند که دائما تکرار می شوند، و یک الگوی قابل پیش بینی را دنبال می کنند.

مدیریت فرایند های تجاری چه اهمیتی دارد؟

هنگامی که فرایند های کاری و تجاری نا مرتب و غیر سیستماتیک رها شوند می توانند باعث به وجود آمدن مشکلات و بهم ریختگی های بسیاری شوند.

همانطور که گفتیم، BPM دو دیدگاه را نسبت به فرایند های کاری به شما می دهد که شامل دید کلی برای تمام فرایند ها، و دید تکی می شود که دیدگاه تکی مربوط به هر فرایند به صورت جداگانه است.

در دیدگاه تکی، افراد تنها می توانند یک بخش از فرایند را که مربوط به خودشان است ببینند، و افراد بسیار کمی می توانند یک دید کلی نسبت به تمام فرایند، اثرات آن، نقطه شروع و پایان، اطلاعات و دیتا های کلیدی مهم و مشکلات و نواقص آن داشته باشند.

امور کاری مدیریت نشده و بهم ریخته می توانند باعث ضرر کسب و کار ها شوند، و یک یا چند مورد از سناریو های زیر را به بار بی آورند:

• تلف شدن وقت
• مشکلات بیش تر
• کمبود اطلاعات
• کاهش روحیه کارکنان

استفاده از مدیریت فرایند های تجاری برای کسب و کار ها و سازمان ها می تواند فرایند های آنها را بهبود ببخشد و تمام بخش ها و جنبه های این فرایند ها را به خوبی هدایت کند.

مراحل مدیریت فرایند های تجاری

تا اینجای کار درباره اینکه BPM چیست و چه مزیت هایی می تواند برای کسب و کار ما داشته باشد صحبت کردیم. حال ببینیم مدیریت کردن این فرایند ها چطور انجام می شود. به طور کلی این کار شامل 5 مرحله است که به آنها می پردازیم.

مرحله اول – طراحی

اکثر فرایند ها شامل یک فرم برای جمع آوری اطلاعات و یک جریان کاری برای پردازش آن هستند. فرم خود را طراحی کنید تا بدانید چه کسی وظیفه ی چه کاری را بر عهده دارد.

مرحله دوم – مدل سازی

فرایند مورد نظر را در یک طرح بصری نشان دهید. فراموش نکنید که جزئیاتی نظیر مهلت تحویل و شرایط کار را به کارمندان توضیح دهید، تا یک ایده ی کامل و واضح از روند رویداد ها و جریان اطلاعات را در اختیار آنها قرار داده باشید.

مرحله سوم – اجرا کردن

بهترین کار برای اجرای فرایند این است که ابتدا آن را به صورت زنده در حضور گروه کوچکی از افراد تست کرده و سپس آن را در حضور تمام کاربران اجرا نمایید. در حین انجام این کار مطمئن شوید که جلوی دسترسی افراد متفرقه به اطلاعات مهم و محرمانه را گرفته اید.

مرحله چهارم – نظارت کردن

زمانی که فرایند تجاری شما وارد جریان کار شد، باید همیشه بر روی آن نظارت داشته باشید. از شاخص های مناسب جهت نظارت بر پیشرفت کار، میزان بازدهی و پیدا کردن ضعف های موجود استفاده کنید.

قدم پنجم – بهینه سازی

در آخرین مرحله وظیفه شما این است که همانطور که بر روی روند کار نظارت دارید و آن را تجزیه و تحلیل می کنید، هر گونه تغییری که باید جهت بهبود روند کار در فرم یا جریان کاری شما انجام شود را شناسایی کنید.

مدیریت فرایند های تجاری چه مزایایی دارد؟

برخی از مزیت هایی که BPM می تواند برای کسب و کار شما داشته باشد شامل موارد زیر می باشند:

• به دست آوردن کنترل فرایند های نا منظم و ناخوشایند
• برنامه ریزی، ساخت، تجزیه و تحلیل، بهبود و مدیریت فرایند های تجاری
• پیش بردن بهتر و کارآمد تر امور روزانه
• شناسایی اهداف سازمانی بزرگ تر
• حرکت به سمت اتوماسیون و فرایند های دیجیتال
• بهبود و بهینه سازی امور بهم ریخته
• بررسی کار ها به صورت تکی هنگام ورود آنها به جریان کار

حیطه کاری مدیریت فرایند های تجاری

خوب، حالا که BPM انقدر چیز خوب و به درد بخوریه، دقیقا کجای کسب و کار من به کار میاد؟ توی کدوم بخش ازش استفاده میشه؟

این سوالی ست که خیلی از کاربران ما آن را می پرسند و می خواهند بدانند در کدام یک از بخش های شرکت یا سازمانشان می توانند از این فرایند استفاده کنند. در ادامه برخی از نمونه های این امر را مثال می زنیم:

منابع انسانی

تا به حال احساس کرده اید که امور کاری کسب و کار شما بیش از حد پیچیده و بهم ریخته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از کارکنان می خواهد که فرم های کاغذی ای را پر کنند که باعث خستگی و کلافگی آنها می شود؟

 دلیل آن این است که منابع انسانی شما دچار کمبود اصول مدیریت فرایند های تجاری (BPM) می باشد. استفاده از BPM به بخش منابع انسانی شما کمک می کند تا فرایند های این بخش را پشت سر هم انجام بدهد، و به این ترتیب در هزینه ها، وقت و کاغذ بازی ها صرفه جویی شود.

فروش

در اکثر سازمان ها و کسب و کار ها، افراد تیم فروش زمان زیادی را با بخش حساب داری می گذرانند تا فاکتور های فروش مورد نظر خود را تائید کنند. این فاکتور ها آنقدر هائز اهمیت هستند که حتی یک اشتباه تایپی کوچک در آنها می تواند باعث نابود شدن زندگی افراد تیم فروش شود.

اینجا دقیقا جایی است که BPM وارد قضیه می شود. از آنجایی که این سیستم تائید فاکتور های فروش را به صورت اتوماتیک انجام می دهد، می تواند از به وجود آمدن اشتباهات مختلف در فاکتور ها پیش گیری کند و رفت و آمد های بین تیم های فروش و حسابداری را کاهش بدهد.

بخش مالی

بخش مالی بخشی است که سر تا سر آن را کاغذ ها و فرم های مختلف پر کرده اند، چرا که هر کاری که با پول سر و کار داشته باشد باید از این طریق ثبت شود. برای مثال، اگر مدیریت بخش دارایی بخواهد 50 عدد لپ تاپ خریداری کند، آنها باید فاکتور دریافت شده از فروشنده را به این بخش منتقل کنند تا بخش مالی آن را تائید کند.

اما این تنها یک نمونه است. تصور کنید این تیم ها روزانه چه تعداد از این فرم ها، فاکتور ها و ایمیل ها را از سوی تیم های مختلف دریافت می کنند. بدون استفاده از یک سیستم مناسب، مدیریت کردن چنین درخواست ها و کار هایی می تواند به یک کابوس تبدیل شود.

با این حال، سیستم های BPM می توانند با اتوماسیون و خودکار سازی بسیاری از این کار ها به کمک این بخش بیایند. با استفاده از این سیستم ها، آنها می توانند تنها با استفاده از یک کلیک ساده این درخواست ها را تائید کنند، جریان های کاری مختلف را شخصی سازی کنند و در کل تا حد زیادی از حجم کاری خود کم کرده، و در وقت خود صرفه جویی کنند.

ویژگی هایی که هر سرویس BPM باید داشته باشد

امروزه سیستم های بسیاری در این زمینه طراحی شده اند که هر کدام از آنها می توانند بسته به شرایط کاری، اهداف و خواسته های شما ویژگی های مختلفی را در خود جای بدهند. اما موارد زیر، ویژگی هایی هستند که هر سیستم با کیفیتی باید آنها را در خود جای داده باشد:

• ابزار کشیدن نمودار بصری
• امکان Drag and drop اطلاعات مختلف
• امکان تنظیم کردن میزان دسترسی
• پشتیبانی از تلفن همراه و سیستم عامل های آنها
• ویژگی های مدیریتی قدرتمند
• قابلیت ادغام و هماهنگی با دیگر سیستم ها و نرم افزار ها
• گزارش دهی و تجزیه و تحلیل
• شاخص های بررسی پیشرفت فرایند ها

آنچه خواندید توضیحاتی کلی درباره چیستی مدیریت فرایند های تجاری، مزایای و کاربرد های آن بود. امیدواریم توانسته باشیم اطلاعات مفیدی را در این زمینه در اختیار شما قرار داده باشیم، و از شما همراهان گرامی بابت همراهی سنا تا انتهای این مقاله متشکریم.