BPM بهتر است یا Sharepoint؟

بسیاری از افراد درباره تفاوت هایی که میان نرم افزار های گردش کار (workflow) مانند Sharepoint و سیستم های مدیریت فرایند های تجاری یا BPM وجود دارد از ما سوال می کنند. اکثر مواقع مقایسه این دو سیستم بیشتر باعث سردرگمی افراد می شود. با این حال، این سوالی است که مطرح است و ما سعی می کنیم در اینجا به آن پاسخ دهیم.

ممکن است ندانید اما گردش کار بخش مهمی از زندگی روزمره ی ماست. شما و کسب و کارتان همیشه از آن استفاده می کنید، اما بسیاری از افراد مطمئن نیستند که گردش کار دقیقا چیست یا چه تفاوتی با دیگر ابزار های مدیریت فرایند کاری دارد.  

در مقایسه این دو سیستم نمی توان گفت که BPM و workflow دو هویت کاملا متفاوت از یکدیگر دارند؛ چرا که در میان هر نرم افزار مدیریت کسب و کاری شباهت ها و تفاوت هایی وجود دارد.

اما برخی افراد این دو سیستم را کاملا جدا از یکدیگر می دانند. تصور آنها این است که بی پی ام و وُرک فلو در دو طرف جداگانه قرار گرفته اند:

در یک طرف BPM را داریم: یک استراتژی مدیریتی بسیار جدی که به مشاوره و هفته ها یا ماه ها زمان و صد ها یا هزاران دلار سرمایه نیاز دارد.

در سوی دیگر جریان کار را داریم: یک جوان کم رو و خجالتی که اگر چه از پس انجام کار های کوچک بر می آید، اما اجازه ندارد با آدم بزرگ ها در ارتباط باشد و با آنها وقت بگذارند.

اما مشکل اینجاست که هیچ کدام از این ایده ها دقیقا درست نیستند. حقیقت این است که این دو سیستم در واقع دو روی یک سکه می باشند.

BPM بزرگ

در بالا گفتیم که این دو، دو روی یک سکه هستند به این معنا که اگر چه کمی با یکدیگر شباهت دارند، اما دقیقا هم یکسان نیستند. اساسا می توان گفت نوع فرایند هایی که این دو سیستم با آن کار می کنند، و نحوه ی برطرف کردن مشکلات و پرداختن به کار ها توسط این دو سیستم با یکدیگر متفاوت است.

به طور کلی شرکت هایی که از سیستم های BPM استفاده می کنند (مانند شرکت IBM یا Appain)، با منابع استراتژیک خود شرکت، یعنی اطلاعات و دیتا های اصلی آن کار می کنند.

یک رستوران زنجیره ای را در نظر بگیرید. منابع استراتژیک این رستوران شامل قرار داد های خوراکی و همچنین فرم های تحویل آن است. آنها نمی توانند بدون استفاده از این منابع به کسب و کار خود ادامه دهند، و اینجا جایی است که BPM وارد قضیه می شود؛ یعنی به فرایند های گسترده، مهم و مورد تاکید می پردازد.

اول از همه، تیم های BPM مشاهده می کنند که منابع استراتژیک چطور از شروع تا پایان کار استفاده می شوند. پس از آن، آنها از اطلاعات ثبت شده برای پیدا کردن همه ی کاستی ها، مشکلات و هر نقطه ضعف دیگر در زنجیره استفاده می کنند.

در نهایت، این تیم ها با استفاده از تحقیق و آزمایش سعی می کنند تا مدیریت فرایند های مختلف را بهبود ببخشند.

عملا BPM اطلاعات استراتژیک فرایند ها را به عنوان یک دارایی می بیند، یعنی چیزی که باید مدیریت شود و ارتقا و بهبود پیدا کند.

برای بی پی ام یا مدیریت فرایند های تجاری، نحوه ی وارد شدن این اطلاعات به کسب و کار ها نیز اهمیت دارد، و تنها چیستی و ماهیت این اطلاعات مورد توجه نیست. در واقع به جای اینکه ابتدا اطلاعات را تحلیل و تعریف کند و سپس به این فکر باشد که چطور باید از آن استفاده کند، ابتدا فرایند ورود اطلاعات را تعریف کرده و سپس اطلاعات و دیتا هایی که برای آن نیاز است را مشخص می کند.

پیچیدگی BPM از تحقیق و توسعه ای می آید که برای ساخت فرایند هایی استفاده می شوند که در آنها ابتدا خود فرایند جریان پیدا می کند، و بعد دیتا هایی که به آن می پردازند وارد می شوند. کسب و کار ها صد ها ساعت را صرف بی پی ام می کنند تا مدیریت استراتژیک منابع خود را بار دیگر تعریف کرده و آن را بهبود ببخشند.

متخصصانی که در بی پی ام فعالیت می کنند از افراد با تجربه و با سوادی برای ساخت یک راهکار خاص استفاده می کنند، و پس از آزمایش ها و امتحان کردن های مختلف، مطمئن می شوند که راهکار به خوبی عمل می کند.

دلیل پیچیدگی BPM نیز واضح است؛ و آن این است که در طول چرخه عمر خود وظیفه دارد منابع مهم یک شرکت را در تمام مراحل آن مدیریت کرده و آن را بسنجد.

و اما سیستم های Workflow

ورک فلو شامل مراحلی می شود که شما از ابتدا تا انتهای یک فرایند آنها را طی می کنید. این می تواند جریان کاری شخصی شما و مربوط به کاری که به تنهایی انجام می دهید باشد، یا می تواند کار های زنجیره ای و بهم پیوسته ای باشد که در یک تیم یا بخش بزرگی از یک کسب و کار انجام می شود.

ایده ی اصلی گردش کار در ادامه منجر به اتوماسیون گردش کار (workflow automation) می شود، که وظیفه آن این است که کار ها و اموری را که معمولا باید به صورت دستی انجام شود و یا کاغذ بازی های زیادی به همراه دارد، و معمولا متشکل از وظایف بهم ریخته، افراد، فرایند ها و محتویات زیاد است را ساده سازی کند.

اتوماسیون گردش کار امروزه به صورت قابل ملاحظه ای افزایش یافته است. این سیستم قابلیت این را دارد تا اطلاعات مختلف را از منابع متنوعی مانند Dropbox یا Office 365 دریافت کرده و اسناد و فرم های مختلفی را تولید کند. کاربران این سیستم تنها کافی است تا اجازه ی لازم را به اتوماسیون گردش کار بدهند تا بسیاری از امور کاری به صورت اتوماتیک انجام بگیرد.

تفاوت اصلی میان BPM و سیستم های گردش کار این است که سیستم های workflow در دست خود کاربر قرار دارند، و گردش های کاری اتوماتیک معمولا توسط خود کاربرانی که دچار مشکل هستند ساخته می شود.

بر خلاف راهکار های BPM که هفته ها یا ماه ها طول می کشد، ساخت راهکار های گردش کار اتوماتیک تنها چند ساعت یا چند روز طول می کشد، و این امر می تواند رشد ارگانیک (organic growth) را در سطح کارکنان افزایش دهد.

بخشی از این امر به دلیل مشکلاتی است که توسط workflow به آنها پرداخته می شود. این مشکلات معمولا مشکلات کوچک تری هستند، و اغلب از نوع فنی می باشند، و همچنین بخش دیگری از آن به دلیل روش برطرف کردن این مشکلات است که روش های مستقیم و برهم کنشی هستند.

شباهت ها و نقاط قوت مکمل

سیستم های BPM و گردش کار در بطن خود دارای یک هدف خیلی مشابه هستند و آن ارتقای روند فرایند های کاری است. این دو در واقع به ارزش خود فرایند ها می پردازند، و نه اطلاعاتی که در طی آن جریان پیدا می کند.

هردوی آنها به وظایف، اتوماسیون، یکپارچگی و انتقال اطلاعات می پردازند.

در بسیاری از مواقع، نرم افزار هایی که برای اتوماسیون های گردش کار استفاده می شوند را می توان در پروژه های BPM و برعکس استفاده کرد.

BPM معمولا به مشکلات بزرگ و اساسی یک کسب و کار (برای مثال مشکلات مربوط به استراتژی های فروش و بازاریابی) می پردازد و سعی در برطرف کردن و ارتقای آن دارد، در حالی که Workflow هزاران مشکل کوچک تر (برای مثال مشکلات فنی) را تحت نظر گرفته و آنها را برطرف می کند. حال کسب و کار ها دارای دو روش هستند که می توانند از یکی از آنها یا هردوی آنها استفاده کنند تا امور خود را به بهترین شکل جلو ببرند.

یکی از مشکلاتی که BPM در مدیریت منابع استراتژیک دارد، جا به جایی در میان بخش های مختلف است. گردش کار و اطلاعات در بخش های مختلف معمولا از یک الگوی مخصوص به همان بخش استفاده می کنند، که این امر می تواند برای BPM مشکل ساز باشد و روند کار و بهینه سازی آن را کند تر، و یا حتی متوقف کند. و اینجاست که استفاده از یک سیستم Workflow مانند Sharepoint می تواند مفید باشد.

دو سیستم، یک هدف

درست است که مدیریت فرایند های تجاری (BPM) همچنان برای هر سازمان و کسب و کاری ضروری است، اما سیستم های گردش کار نیز امروزه اهمیت روز افزونی پیدا کرده اند.

به طور کلی می توان گفت که BPM عمیق کار می کند، اما workflow گسترده کار می کند.

بسیاری از کسب و کار های موفق و بزرگ دنیا از هردوی این سیستم ها استفاده می کنند، و ترجیح می دهند در بین این دو سیستم، بجای اینکه یکی را انتخاب کنند، از هردوی آنها بهره مند شوند.

در این مقاله سعی کردیم تا به شفاف ترین راه این دو سیستم را با یکدیگر مقایسه کنیم؛ اما بهترین راه این است که بجای اینکه این دو را در دو طرف جداگانه در نظر بگیریم، آنها را مکمل همدیگر بدانیم. هنگامی که این طرز فکر را داشته باشید، متوجه می شوید که این دو سیستم یک هدف را دنبال می کنند، و عملا قصد همکاری با یکدیگر را دارند، و نه رقابت.

در نهایت از اینکه با ما همراه بودید از شما متشکریم.