BPMN چیست؟

این روز ها ابزار و راه های مختلفی برای شرح وظایف و امور کاری کسب و کار ها وجود دارد که یکی از آنها BPMN است که در این مقاله به آن می پردازیم.

BPMN مخفف Business Process Model and Notation است که به معنای مدل و نشانه گذاری فرایند کسب و کار است که روشی برای برنامه و برای پرداختن به امور کاری، یا ایجاد نمایشی بصری از یک امر کاری پیچیده می باشد. این روش اساسا برای این طراحی شده است که به سهامداران اصلی شرکت، یک دید ساده و واضح برای گرفتن تصمیم ها بدهد؛ یعنی درست مثل یک نقشه که می تواند بهترین راه را برای رسیدن به مقصد به شما نشان بدهد.

ماهیت اصلی BPMN شامل مقرر کردن جای دقیق هر بخش و روند کاری، به همراه رابطه ی آنها با یکدیگر است. درک کردن این نمودار عملا آسان تر از استفاده از متن ها ست، و به کاربران این امکان را می دهد تا روابطی را که ممکن است برای تحلیل آنها به افراد متخصص نیاز باشد را به راحتی درک کنند.

BPMN دقیقا چیست؟

بی پی اِم اِن یک جدول یا نمودار است که تمامی مراحل انجام یک کار را از ابتدا تا انتها مدل سازی می کند. این روش که یک امر کلیدی برای مدیریت اموری کاری ست، و می تواند تمامی مراحل و ترتیب های کاری و جریان های اطلاعاتی مورد نیاز برای تکمیل کار را به صورت بصری رسم کند.

هدف اصلی این روش این است که راه هایی را برای بهبود کارایی و بازدهی ایجاد کرده، شرایط جدیدی را به وجود آورده و یا مزیت های رقابتی را به دست بیاورد. این روش تحت تاثیر استاندارد ها قرار گرفت و نام «مدل و نشانه گذاری فرایند کسب و کار» از اینجا تعریف شده است.

BPMN چه مزایایی دارد؟

این روش که توسط موسسه BPMI طراحی شده است، می تواند ابزار بسیار ارزشمندی برای سهامداران یک کسب و کار بوده، و مزایای مفیدی را برای آنها به همراه داشته باشد. با این حال بیش ترین مزیت این روش برای افراد زیر است:

• تجزیه و تحلیل کنندگان کسب و کار
• شرکت کنندگان در امور مختلف
• مدیران
• کارکنان بخش فنی
• مشاوران کاری
• تیم های خارجی و اشخاص ثالث

نمودار های BPMN می تواند دایره لغات وسیعی را در اختیار این افراد قرار دهد تا ایده های خود را به اشتراک بگذارند، و با دید باز و بهتری تصمیمات مهم را بگیرند. در نتیجه این امر می تواند همکاری افراد را تسریع بخشیده و حتی روحیه آنها را افزایش دهد، چرا که همه ی افراد می توانند هدف و مزایای مشارکت خود را بهتر درک کنند.

اجزا و علائم BPMN

در رسم یک نمودار یا جدول BPMN از این چهار عنصر برای رسم امور کاری استفاده می شود:

1. اشیاء جریان: رویداد ها، فعالیت ها و درگاه ها
2. اشیاء ارتباط دهنده: جریان دنباله، جریان پیام، پیوستگی
3. خطوط شناور: pool و lane
4. مصنوعات: اشیاء اطلاعات (دیتا)، گروه ها، حاشیه نویسی

اینها دسته بندی های اصلی هستند که در طراحی یک نمودار BPMN از آنها استفاده می شود. بیایید کمی جزئی تر به آنها نگاه کنیم:

Pool ها و swimlane ها

Pool ها حکم شرکت کننده ی اصلی در یک فرایند را دارند، به این شکل که یک pool متفاوت ممکن است در یک شرکت یا بخش دیگر باشد، اما همچنان در این فرایند دخیل است.

Swimlane ها در داخل pool ها قرار دارند و نشان دهنده ی جریان ها و فعالیت هایی هستند که یک شخص و شرکت کننده بر عهده دارد. به زبان ساده، نشان می دهد که چه کسی مسئول چه کاری است.

رویداد ها

رویداد ها اساسا محرک هایی هستند که یک روند کاری را شروع، اصلاح یا آن را تکمیل می کنند. انواع رویداد ها شامل پیام، خطا، سیگنال، توقف، لینک و غیره هستند، و با دایره هایی نشان داده می شوند که بسته به نوع رویداد بر روی آنها علامت های مختلفی قرار گرفته اند. این رویداد ها به همچنین به دو نوع «دریافت گرا» و «پرتابی» تقسیم بندی می شوند.

فعالیت ها

فعالیت ها اموری هستند که توسط سیستم یا اشخاص انجام می شوند. علامت فعالیت ها توسط مستطیل هایی با لبه های گرد نشان داده می شود. جزئیات بیشتر این فعالیت ها را می توان sub-process ها، حلقه ها (loop) ها و همپوشانی ها (compensation) دانست.

درگاه

درگاه ها نقاط تصمیم گیری هستند که می توانند مسیر را بر اساس شرایط یا رویداد ها تنظیم کنند. درگاه ها معمولا با علامت لوزی نشان داده می شوند. درگاه ها یا دروازه ها (به انگلیسی gateway) می توانند انحصاری، جامع، موازی، درهم و یا بر اساس اطلاعات و رویداد ها باشند.

جریان دنباله

جریان دنباله، در نمودار BPMN ترتیب فعالیت هایی که انجام می شوند را نشان می دهد، و با یک خط صاف و یک پیکان در انتهای آن نشان داده می شود.

جریان پیام

جریان پیام، پیام هایی را که در پول (pool) ها یا بخش های مختلف یک سازمان جریان پیدا می کنند را نشان می دهد. به یاد داشته باشید که این قسمت نباید رویداد ها یا فعالیت های داخل یک pool را به یکدیگر متصل کند. این قسمت با استفاده از یک دایره، خط چین هایی که به آن متصل است و پیکانی که در آخر آن قرار دارد نشان داده می شود.

پیوستگی

پیوستگی در BPMN توسط یک خط چین نشان داده می شود، و وظیفه دارد تا مصنوعات یا متن ها را به یک رویداد، فعالیت یا درگاه متصل کند.

مصنوعات

مصنوعات شامل اطلاعاتی هستند که طراحان DPMN آنها را اضافه می کنند، و با استفاده از آنها جزئیات جدیدی را به نمودار می افزایند. به طور کلی مصنوعات شامل اطلاعات (دیتا ها)، گروه ها و حاشیه نویسی ها هستند.

دیتا ها نشان می دهند که چه اطلاعاتی برای یک فرایند ضروری است. گروه ها نشان دهنده ی دسته ای از فعالیت ها هستند، اما تاثیری بر جریان نمودار نمی گذارند. و در نهایت حاشیه نویس ها توضیحات اضافی درباره یک قسمت خاص از نمودار را ارائه می کنند.

BPMN چطور به کسب و کار من کمک می کند؟

مدل سازی BPMN می تواند مزایای مختلفی را به کسب و کار های کوچک و بزرگ ارائه کند. هدفی اصلی این استراتژی این است که به کاربران خود این امکان را بدهد که بتوانند اهداف خود را بهتر تشخیص دهند و آنها را بهتر درک کنند، و این درک به نحوی صورت بگیرد که آنها قادر باشند کسب و کار خود را با دید باز تر و بهتری مدیریت کنند.

 هنگامی که یک کسب و کار با زبان BPMN آشنایی داشته باشد، همچنین می تواند از ارتباطات شفاف و واضحی که میان سهامداران  و بخش های مختلف به وجود می آید نیز لذت ببرد.

یکی از جنبه های مهم این امر، قابلیت بی پی ام ان در متصل کردن افراد فنی و غیر فنی با استفاده از یک زبان ساده و شفاف است. زیر شاخه های این مدل را نیز می توان برای شرکت کنندگان یک فرایند تولید کرد، تا به آنها این امکان داده شود تا اطلاعاتی را که به آنها مرتبط است را، بدون اینکه به مدل کلی کسب و کار دسترسی داشته باشند مشاهده کنند.

برخی از انواع این زیر شاخه ها شامل موارد زیر می باشند:

• فرایند های کاری داخلی. این مدل سازی ها در داخل یک سازمان انجام می گیرند، و میان pool ها و بخش های مختلف سازمان جا به جا نمی شوند.
•  فرایند های کاری انتزاعی. این فرایند ها بین یک فرایند، و یک فرایند دیگر صورت می گیرند. به طور کلی امور انتزاعی، جریان پیام های مورد نیاز برای ارتباط با فرایند های داخلی را به فرایند های بیرونی نشان می دهد، و نه خود فرایند های داخلی را.
• فرایند های کاری شراکتی. این فرایند ها ارتباطات بین دو کسب و کار یا بیشتر را نشان می دهد.

نکات کلیدی مدل سازی

1. شفافیت را فراموش نکنید - محدوده ی فرایند ها را از ابتدا تا انتها به صورت کاملا شفاف تعریف کنید.
2. فرایند های خود را چک نویس کنید - می توانید فرایند های کاری خود را به روش های دلخواه طراحی کرده تا مشکلات آن را پیدا کنید، و سپس با استفاده از BPMN یک طراحی بهتر را پیاده سازی کنید.
3. از یک صفحه استفاده کنید - سعی کنید نمودار BPMN خود را در یک صفحه جای بدهید، حتی اگر صفحه ی شما بزرگ باشد.
4. افقی و عمودی بودن - جریان دنباله ها را به صورت افقی، و اتصالات و جریان اطلاعات را به صورت عمودی نشان بدهید.
5. طراحی نسخه های مختلف - شما می توانید نسخه های متفاوتی از نمودار ها را، بسته به میزان جزئیات مورد نیاز برای نقش سهامداران مختلف طراحی کنید.
6. BPMN برای همه چیز مناسب نیست - به یاد داشته باشید که مدل سازی BPMN برای مدل سازی ساختار ها، شکست در عملکرد ها و امور مختلف و مدل های جریان اطلاعات مفید نمی باشد. اگر چه بی پی ام ان برخی از جریان های اطلاعاتی را در فرایند های کاری نشان می دهد، اما یک نمودار جریان اطلاعات (DFD) نیست.

آنچه خواندید خلاصه ای بود از کلیت زبان مدل سازی BPMN که امروزه در بسیاری از کسب و کار های حرفه ای مورد استفاده قرار می گیرد. امیدواریم توانسته باشیم به شما عزیزان اطلاعات مفیدی را منتقل کرده باشیم؛ و از اینکه وقت خود را در اختیار ما قرار دادید متشکریم.