KPI یا شاخص عملکرد چیست؟

KPI یا شاخص اصلی عملکرد (Key Performance Indicator) یک ارزش قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت برای به دست آوردن اهداف اصلی خود تا چه اندازه موفقیت آمیز عمل می کند. سازمان ها و کسب و کار ها از این شاخص در سطوح مختلفی استفاده می کنند تا میزان موفقیت خود در رسیدن به اهداف را مشخص کنند.

کی پی آی های پیشرفته معمولا روی عملکرد کلی یک کسب و کار تمرکز می کنند، درحالی که شاخص های کلیدی سطح پایین تر ممکن است بر روی فرآیند های یک بخش مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و دیگر بخش ها متمرکز شوند.

چه چیزی باعث می شود KPI موثر باشد؟

تا اینجای کار فهمیدیم که KPI چیست و چه کاری برای ما و کسب و کارمان انجام می دهد. اما چطور می توان میزان کارایی آن را افزایش داد و کاری کرد که تاثیر گذار باشد؟ بسیاری از مواقع کسب و کار ها بدون داشتن آگاهی کامل از این شاخص آن را وارد جریان کاری خود می کنند و هنگامی که از آن جواب نمی گیرند، به این فکر می افتند که چرا به اندازه ی کافی برای آنها موثر واقع نشده است و انتظارات آنها را برآورده نکرده است.

یکی از مهم ترین نکات که در عین حال نادیده گرفته می شود این است که کی پی آی نوعی راه برقراری ارتباط است. به این ترتیب از همان قوانین و قاعده هایی پیروی می کند که دیگر خدمات ارتباطی ارائه می کنند.

به منظور توسعه و اجرای یک استراتژی مناسب برای استفاده از KPI، تیم شما باید از پایه شروع کند و بداند که چه اهداف سازمانی دارد، چطور باید برای به دست آوردن آنها برنامه ریزی کند، و چه کسی می تواند از این اطلاعات استفاده کند.

این باید یک فرآیند تکرار پذیر باشد که شامل نظرات مختلف، تحلیل کنندگان، مسئولین بخش ها و مدیران باشد. پس از اتمام این فرآیند می توانید درک بهتری از اینکه کدام فرآیند ها باید با استفاده از KPI سنجیده شوند، و این اطلاعات باید با چه کسانی به اشتراک گذاشته شوند داشته باشید.

چطور KPI خود را تعریف کنیم

تعریف شاخص اصلی عملکرد می تواند کار چالش برانگیزی باشد. کی پی آی ها معمولا با شاخص ها و معیار های کاری اشتباه گرفته می شوند. اگر چه ماهیت هردوی اینها تا حد زیادی شبیه به یکدیگر است، اما KPI ها باید بر اساس اهداف مهم و اصلی شرکت تعریف شوند.

هنگام تعریف KPI می توانید از این موارد استفاده کنید:

• چه نتیجه ای مورد نظر شماست؟
• چرا این نتیجه مهم است؟
• چطور پیشرفت خود را اندازه گیری می کنید؟
• چطور می توانید روی نتیجه تاثیر بگذارید؟
• چه کسی مسئول رسیدگی به این هدف است؟
• چطور باید بدانید که به این هدف رسیده اید؟
• هر چند وقت یکبار روند پیشرفت خود را مرور می کنید؟

به عنوان مثال فرض می کنیم هدف شما این است که درآمد حاصل از سود خود را در سال جاری افزایش بدهید، و نام امسال را کی پی آیِ افزایش فروش می گذارید. در این صورت باید KPI خود را به این شکل برنامه ریزی کنید:

• افزایش 20 درصدی حاصل از فروش در امسال
• رسیدن به این هدف به کسب و کارتان کمک می کند تا سود دهی بیش تری داشته باشد
• پیشرفت در این هدف با افزایش میزان درآمد اندازه گیری می شود
• افزایش کارکنان تیم فروش، تشویق مشتریان، تبلیغات و بازاریابی موثر می تواند در رسیدن به این هدف کمک کنند
• مدیر ارشد فروش مسئول اندازه گیری میزان موفقیت است
• پیشرفت به صورت ماهانه بررسی می شود
• میزان درآمد 20 درصد افزایش پیدا می کند.

یکی از سوالاتی که ممکن است در ذهن شما به وجود بیاید این است که:

اصلا چرا باید برای استفاده از این سیستم خود را به دردسر بی اندازیم؟ چه فایده و مزایایی از این سیستم شامل ما می شود؟

در ادامه به این سوالات می پردازیم و به شما می گوییم که استفاده از KPI چه مزایایی می تواند برای شما و کسب و کارتان داشته باشد. برخی از این مزایا شامل موارد زیر می باشند:

به دست آوردن یک دید کلی از روند پیشرفت به سوی هدف

بزرگترین مزیتی که استفاده از KPI می تواند برای شما داشته باشد این است که می دانید تا کجای مسیر را آمده اید و چقدر تا رسیدن به هدف باقی مانده است. این دقیقا مانند داشتن یک سکان برای کشتی و نمودار پیشرفت حرکت به سوی هدف، با استفاده از اطلاعات و دیتا های مهم در صورت نیاز است.

گرفتن تصمیم های بهتر

داشتن یک شاخص موثق برای دانستن اینکه کجای کار هستید، تا کجا پیش رفته اید و به کجا می روید، به شما به عنوان یک مدیر کسب و کار این امکان را می دهد تا بتوانید تصمیم های مهم مربوط به کسب و کارتان را سریع تر و دقیق تر بگیرید.

رفتار مناسب کاربران

اگر کاربران بدانند که به چه روشی ارزیابی می شوند، رفتار آنها به گونه ای صورت می گیرد که مناسب با شاخص های آن ارزیابی باشد تا بتوانند بهترین و مورد انتظار ترین عملکرد را ارائه نمایند.

ارزیابی عملکرد

دیگر مزیت بزرگی که این شاخص برای کسب و کار ها دارد این است که اطلاعات و دیتا ها واقعی در اختیارتان قرار می دهد و مدیران می توانند بر اساس واقعیت عمل کنند. با استفاده از این شاخص، شما می توانید بفهمید که کارمندان شما واقعا تا چه حد سخت کار می کنند. یادمان باشد که مشغول بودن صرفا برابر با سخت کار کردن نیست.

شناسایی سریع تر مشکلات

استفاده از شاخص اصلی عملکرد به شما این امکان را می دهد تا سریع تر بتوانید مشکلاتی که در کار شما وجود دارد را پیدا کنید که این کار سریع تر از استفاده از دیتا ها و اطلاعات مختلف است. به عنوان مثال، اگر میزان فروش شما بالا باشد، ممکن است متوجه نشوید که هزینه ی اضافی خدمات مشتریان و هزینه های جانبی باعث می شوند که شما به آن سودی که در پروژه مد نظرتان است دست پیدا نکنید.

استفاده از شاخص KPI به شما کمک می کند تا مشکلات موجود در بخش تولید یا خدمات را پیش از اینکه کار به گزارشات مالی بکشد پیدا کنید و آنها را در همان مراحل اولیه برطرف نمایید.

بهبود بازاریابی انعطاف پذیر

دانستن اینکه چه روش های بازاریابی بهتر از بقیه کار می کنند و کدام عملکرد مناسب و دلخواهی ندارند به شما اجازه می دهد تا سریعا بهترین روش را انتخاب کنید و بیش ترین منفعت را از آن به دست بیاورید. به عنوان مثال، کوپن های مجله های تبلیغاتی و گزارشات ترافیک وب سایت میتوانند به شما بگویند که باید هزینه هایی که در این زمینه ها می کنید را کاهش بدهید یا سرمایه گزاری در آنها را بیش تر کنید.

استفاده از KPI به عنوان مدیریت عملکرد

شاخص عملکرد یا KPI تنها یکی از شاخص های تعیین و اندازه گیری میزان عملکرد یک شرکت است. چارچوب های مدیریت عملکرد زیادی وجود دارد که برخی از آنها به یکدیگر شبیه و برخی با یکدیگر متفاوت هستند. هرکدام از این چارچوب ها اجزا و عناصر مختلفی دارند که می توان آنها را کنار هم گذاشت و به نتیجه رسید. بیایید بیش تر وارد جزئیات شویم.

هماهنگ کردن استراتژی های کاری

امروزه یکی از موضوعات و استاندارد های محبوب استارتاپ ها OMTM است. نکته ی مهم در خصوص این ابزار ساده و در عین حال قدرتمند این است که شما باید یک درک درست و کامل از مدل کسب و کار خود داشته باشید تا بتوانید از آن استفاده کنید و یک هماهنگی کامل در کسب و کارتان به وجود بیاورید.

بسیاری معتقدند که میزان فروش مهم ترین شاخص برای تعیین میزان موفقیت یک کسب و کار است. چالشی که این شاخص می تواند داشته باشد محاسبه ی سود خالص است.

از خودتان بپرسید:

چه شاخصی می تواند باعث افزایش فروش شود؟

یک پاسخ به این سوال می تواند ردیابی تعداد مشتریانی باشد که محصول شما را با 3 برنامه دیگر ادغام کرده اند. این اندازه گیری می تواند یک شاخص خوب برای تعیین میزان ارتباط و درگیری مشتریان با شما بوده، و احتمال از دست رفتن مشتری نیز می تواند کاهش پیدا کند.       

البته این تنها یک مثال است، و به این معنا نیست که فقط و فقط باید به این شاخص توجه کنید. این چارچوب به همه ی افراد کمک می کند تا بر روی چیزی تمرکز کنند که مهم تر از همه است.

تمام بخش ها را زیر نظر بگیرید

داشتن کسب و کار به معنای تعامل و مبادله کردن است. یکی از سخنانی که زیاد درباره کسب و کار ها گفته می شود این است که: سه گزینه ی ارزان، با کیفیت و سریع را دارید، اما فقط می توانید دو انتخاب داشته باشید.

بیایید با یک چارچوب سنتی و کلاسیک شروع کنیم که به شما در این تعاملات کمک می کند. کارت امتیاز متوازن (BSC یا Balanced Scorecard) به شما کمک می کند تا بخش های اصلی کسب و کار خود را زیر نظر داشته باشید.

4 زمینه ی اصلی که باید زیر نظر گرفته شوند و توازن بین آنها برقرار باشد شامل موارد زیر می باشند:

1. چشم انداز مالی
2. چشم انداز مشتریان
3. چشم انداز فرآیند های داخلی تجاری
4. چشم انداز پیشرفت و یادگیری

این 4 بخش اصلی کسب و کار شما تا حد زیادی به یکدیگر متصل و در هم تنیده هستند و همه آنها باید با یکدیگر هماهنگ شوند. هنگامی که یکی از این بخش ها تحت تاثیر قرار بگیرند، دیگری نیز به تاثیر می پذیرد. به بیان دیگر، آنها با یکدیگر تعامل دارند.

در نهایت از شما دوستان عزیز و گرانقدر بابت وقتی که در اختیار سنا قرار داده اید متشکریم، و امیدواریم این مقاله مورد پسند شما واقع شده باشد.